SharePoint Content Type Hub: wel of geen goed idee?

Sinds geruime tijd beschikt SharePoint (Online) over de mogelijkheid om inhoudstypen centraal te beheren. Inhoudstypen zijn de definities van bestanden en lijst items. Deze kunnen worden voorzien van een naam en beschrijving, meta gegevens, en het geval van documenten ook van documentsjablonen. Daarnaast is het ook mogelijk om beleidsregels in te stellen als bijvoorbeeld bewaartermijnen en retentie.

Door deze zaken in een speciale site collectie aan te maken, de Content Type Hub, wordt het mogelijk om deze instellingen centraal te publiceren naar alle andere sites. Zo wordt het beheer ervan eenvoudig gemaakt.

CTH_pub

Er is echter veel discussie geweest over dit mechanisme. In theorie is het een mooi model. Echter, in praktijk zijn er nog wel eens wat problemen met het gebruik ervan. Daarom een overzichtje wat wel en niet handig is, als het gaat om de Content Type Hub.

1. Gebruik de Content Type Hub niet voor publiceren documentsjablonen.

Met gepubliceerde inhoudstypen kunnen ook gekoppelde document templates worden uitgerold. Het idee er achter is dat deze als opties gekoppeld kunnen worden aan documentbibliotheken (onder de knop ‘Nieuw’), zodat het juist sjabloon gekozen kan worden bij het aanmaken van een nieuw document. Echter, dit mechanisme is niet waterdicht: vaak zijn er erg veel verschillende sjablonen in een organisatie waarmee de Content Type Hub niet goed kan omgaan (zie ook punt 5). Daarnaast kan het voorkomen dat de publicatie van een nieuw sjabloon niet altijd overal goed gaat (afhankelijk wat er met een inhoudstype in een site gebeurd is). Het is dus geen waterdicht mechanisme.

Probeer in plaats hiervan documentsjablonen beschikbaar te stellen via het mechanisme van sjablonen in Office zelf via policies, netwerkschijven of via de OneDrive synchronisatie van een centrale bibliotheek uit SharePoint.

2. Hanteer een minimale set van meta gegevens in de inhoudstypen.

SharePoint is sterk in metadata. Het invullen ervan is echter een taak voor een gebruiker, waarbij de gebruiker vaak steken laat vallen, zeker als het nut van een metadata veld niet duidelijk is. Tevens kan het de gebruiker moeilijk worden gemaakt als er veel of onduidelijke keuzes aangeboden worden in een veld. Erger dan documenten zonder metadata, zijn documenten met onvolledige of foutieve metadata. Wees dus voorzichtig met het aantal velden.

3. Voorkom het gebruik van verplichte velden.

Verplichte velden vergen veel aandacht van de gebruiker. Bij het maken of uploaden van een document is dit nog te overzien. Echter, bij het uploaden van veel bestanden (bijvoorbeeld via drag and drop, of via OneDrive synchronisatie), is het zeer bewerkelijk voor een gebruiker om alle velden goed in te vullen. Tevens veroorzaken verplichte velden issues als het gaat om synchronisatie, uitgecheckte documenten (welke nog niet zijn ingecheckt) en het updaten van metadata velden.

4. Maak alleen inhoudstypen in de hub die vanuit beleid noodzakelijk zijn.

Op deze manier worden gebruikers niet lastiggevallen met extra ballast. Alleen de uiterst noodzakelijke inhoudstypen en metadata worden op deze manier aangeboden. Bij verdere uitwerking is het aan te raden binnen de site collectie de inhoudstypen over te erven en aan te vullen met metadata.

5. Beperk het aantal eigen inhoudstypen tot onder de 30 stuks.

Het is een vage limiet, welke (nog) niet goed beschreven is. Het gebruik van vele inhoudstypen in de hub, zorgt ervoor dat de creatie van (klassieke) site collecties langer duurt. Elk inhoudstype moet immers in een site aangemaakt worden bij het aanmaken van de site. Als dit er veel zijn, dan kan het maken van een nieuwe site collectie exponentieel toenemen in tijd. Gevallen van meer dan een uur zijn hierbij geen uitzondering. Dit is onwenselijk.

Alternatieven

De Content Type Hub bestaat al geruime tijd. Echter, de ontwikkeling er aan staat ook al een tijdje stil. Het lijkt er op dit in de toekomst zo blijft, ook omdat er inmiddels alternatieven beschikbaar zijn voor het toekennen van beleid:

  • Labels en Classificatie van documenten (in heel Office 365) en e-mail (Exchange Online).
  • Data Loss Prevention (DLP) op tenant niveau.
  • Classificatie van sites (Office Groups in Azure AD).
  • Life Cycle Management van Office Groups (in Azure AD).

Met deze alternatieven hoeft een gebruiker zich minder bezig te houden met het invullen van meta data en de locatie van opslag, maar kan de controle bepaald worden op een hoger niveau. In feite zijn inhoudstypen minder relevant geworden.

Conclusie

De Content Type Hub is binnen SharePoint Online een mechanisme om centraal inhoudstypen en beleid te definiëren. Echter, door de groei van het platform en de uitbreiding van de beschikbare applicaties, is de wens er om dit beleid breder toepasbaar te maken. Hiervoor zijn krachtigere alternatieven beschikbaar. Kort door de bocht (maar zeker met een kern van waarheid) kan de Content Type Hub daarmee beschouwd worden als ‘legacy’, een mechanisme dat in stand wordt gehouden vanuit keuzes in het verleden. Het advies is daarom: probeer dit mechanisme indien mogelijk te vermijden bij nieuwe inrichtingen.

Ook ‘last’ van de Content Type Hub, of heb je vragen over je huidige inrichting? Laat ons je adviseren!

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s