Uitgelegd: Delve

Microsoft Delve is een functie in Office 365 waarmee gebruikers inzicht kunnen krijgen in hun eigen werk en dat van collega’s. Delve werkt door middel van slimme algoritmes, die bepalen welke mensen en content relevant zijn voor jou als persoon. Dit betekent dat je op één plek toegang hebt tot je directe collega’s en hetgeen waaraan zij op dat moment werken. Uiteraard alleen als dat qua rechten mag, en je collega dit niet heeft afgeschermd!

Delve_2

Waar vind ik Delve?

Delve is benaderbaar op verschillende manieren. Allereerst is het mogelijk Delve in de browser te openen via de ‘App Launcher’ (blokjes) linksboven in Office 365, en dan te kiezen voor ‘Delve’.

Het overzicht van personen, jouw documenten en die van je collega’s zijn hiermee direct in te zien. Tevens is het mogelijk om Delve te benaderen via een app op je telefoon, tablet of Windows. Zoek hiervoor in de store op “Delve”. Na het downloaden zal je moeten inloggen en authentiseren om toegang te krijgen tot de informatie in Office 365.

Wat kan ik met Delve?

Als Delve opent, kom je in een overzicht terecht waarin direct de mensen en content getoond worden die voor jou als persoon relevant zijn. Dit zijn zaken als:

  • Collega’s waarmee je samenwerkt;
  • Je recente documenten, maar ook documenten waar collega’s aan werken;
  • Je “borden” (boards), groeperingen van favorieten vergelijkbaar met bijvoorbeeld borden op Pinterest. Zo kan je per onderwerp je veelgebruikte links (naar documenten) toevoegen.

Door in de zoekbalk te klikken linksboven, krijg je de mogelijkheid om te zoeken. Direct zie je ook hier het onderscheid tussen personen (collega’s waarmee je veel samenwerkt), documenten (waaraan jij en je collega’s werken) en borden.

Delve toont deze informatie omdat het weet welke interacties er zijn geweest in het verleden. Delve combineert hierbij relaties als ‘aan welke documenten werk ik?’, ‘waar bevind ik me in de organisatiestructuur?’ en ‘aan welke documenten werken collega’s die zich op dezelfde plek in de organisatie bevinden?’, etc..

Hoe kan ik mijn documenten afschermen?

Delve is volkomen veilig; het toont alleen de content waarop jij als persoon rechten hebt. Wel wordt inzichtelijk gemaakt welke documenten qua rechten toegankelijk zijn. Het kan dus zijn dat een document op de verkeerde plek of wijze is opgeslagen, waarmee het onbedoeld zichtbaar wordt voor anderen. Mocht dat in jouw geval voorkomen, dan is het mogelijk om het document uit te sluiten in Delve door het bijvoorbeeld op een afgeschermde site te plaatsen of in je eigen OneDrive.

Mocht je helemaal geen documenten van jezelf zichtbaar willen maken, dan is het ook mogelijk om dit in te stellen. Ga hiervoor in Delve naar het tandwieltje rechtsboven en selecteer ‘Functie-instellingen’ (Feature Settings). Kies vervolgens om de documenten niet meer te tonen in Delve. Let wel op, indien documenten niet zichtbaar mogen zijn voor anderen, is dit geen goede oplossing; andere gebruikers kunnen hiermee nog gewoon een document openen, alleen wordt het niet meer getoond in Delve.

Delve_3

Is het veilig?

Jazeker! Kijk hier voor gedetailleerde informatie over de beveiliging en rechten en het instellen ervan.

Wil je hulp bij het gebruik van Delve? Neem dan contact op met Bitspraak.

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s