Subsites of Site Collecties: wat is wijsheid?

Bij het bedenken van een handige structuur voor de indeling van een SharePoint site, komt het al snel ter sprake: hoe gaan we de sites inrichten? Zo kan het handig zijn een relatie te maken tussen verschillende sites van hetzelfde type (bijvoorbeeld projecten) met daarbij de hoofdsite als portaal of een intranet omgeving met bijvoorbeeld bedrijfsonderdelen als subsites. Vaak komt het er op neer dat een hoofdsite inhoud samengevat moet weergegeven welke op de onderliggende sites aanwezig is. Traditioneel is daarbij het hebben van subsites een logische indeling. Het is immers handig om door te klikken in de structuur en het aanmaken van subsites gaat eenvoudig en snel.

Met de introductie van de zogenaamde ‘Modern Sites’, komt het gebruik van subsites echter steeds vaker ter discussie te staan. Zo word het aanmaken van nieuwe site collecties erg eenvoudig gemaakt, worden rechten goed ingeregeld d.m.v. groepen en classificatie van de sites en zorgt de techniek ervoor dat de relatie eenvoudiger kan worden gelegd met andere site collecties. Met de aankondiging van Hub Sites wordt het zelfs nog makkelijk om content te aggregeren op een centrale site. Kortom: de noodzaak van subsites wordt steeds kleiner.

Daarnaast kleven er wat onhandigheden aan het gebruik van subsites:

  • De rechtenstructuur is niet erg inzichtelijk. Het is lastig om per site de rechten de doorgronden, wat tot mogelijke fouten kan leiden als het gaat om beveiliging.
  • Het beheer van (sub)sites wordt lastiger, zeker als je niet weer hoeveel en in hoeveel lagen er subsites aanwezig zijn.
  • Er is geen eenduidige navigatie voor de gebruiker. Het is voor de gebruiker lastig te doorgronden waar hij/zij zich bevindt in de site, zeker als de structuur meerdere lagen diep gaat.

Met de introductie van moderne sites is het daarom aan te raden kritisch te zijn op het gebruik van subsites. Microsoft zelf beweegt zich (qua interface en techniek) ook steeds meer naar een wereld met veel site collecties en zonder subsites. Zo strookt het gebruik Office Groups niet met een indeling in subsites als het gaat om rechten en bijvoorbeeld conversaties en distributielijsten. Ook nieuwe onderdelen in Office 365 als Communicatie sites, Planner en Teams, zijn gebaseerd op een platte structuur zonder sub sites.

Conclusie

Met de ontwikkeling die in Office 365 plaatsvindt, is het af te raden een SharePointstructuur te baseren op subsites. Als het even kan is het verstandig aparte site collecties te maken zodat rechten, classificaties en Office Group functionaliteit goed wordt benut. Het is niet direct nodig bestaande structuren om te gaan bouwen; SharePoint werkt prima in deze structuur. Het is echter verstandig bij een nieuwe opzet goed na te denken of een structuur met subsites gewenst is.

Wil je dat we met je meedenken over dit vraagstuk? Neem dan contact op!

 

 

Een gedachte over “Subsites of Site Collecties: wat is wijsheid?

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s