OneDrive mogelijkheden voor back-up en restore

OneDrive is een onderdeel in Office 365 waarmee gebruikers een persoonlijke plek krijgen om documenten op te slaan. De documenten komen, net als met bijvoorbeeld SharePoint, online in Office 365 te staan. Zo zijn deze altijd benaderbaar.

Door gebruik te maken van de OneDrive synchronisatie applicatie, kunnen de online documenten ook offline, op de eigen omgeving, worden opgeslagen. Indien een gebruiker dan geen internet verbinding heeft, zijn de documenten nog gewoon beschikbaar. Wijzigingen worden, nadat er weer een internet verbinding is, automatisch weer gesynchroniseerd.

Hoe veilig is het?
Documenten worden opgeslagen in Office 365 op het internet. De OneDrive omgeving van een gebruiker is echter volledig afgeschermd van andere gebruikers, tenzij de gebruiker expliciet ervoor heeft gekozen documenten te delen. Zo is het mogelijk om documenten te delen met anderen, bijvoorbeeld om samen te werken.

De OneDrive omgeving is onderdeel van Office 365 en is daarom wel te beheren door de beheerders van je Office 365 omgeving. Dit betekent ook dat je organisatie wel de eindregie heeft over de documenten in OneDrive. Het is echter niet toegestaan, zonder wettige reden, door documenten te bladeren van gebruikers. Dit mag alleen gebeuren alleen in uitzonderlijke gevallen als bijvoorbeeld rechtszaken.

Worden mijn bestanden geback-upt?
OneDrive werkt anders dan de traditionele netwerkschijven, zoals gebruikers wellicht gewend zijn. Hierbij werden back-ups gemaakt, en op aanvraag konden gegevens teruggehaald worden uit het verleden. In OneDrive is er een aantal alternatieven beschikbaar voor het terughalen van gegevens.

  1. Documenten in OneDrive hebben automatisch versiebeheer ingesteld. Bewerkingen worden op de ze manier inzichtelijk gemaakt. In het geval van de noodzaak een oude versie terug te halen van een document, kan de gebruiker zelf versies uit het verleden weer terug halen. onedrive_backup_versions
  2. Indien de gebruiker een bestand heeft verwijderd, wordt deze in de prullenbak gezet van de OneDrive omgeving. Een gebruiker kan binnen 93 dagen het bestand vervolgens zelf weer terugzetten. onedrive_backup_recyclebin
  3. Indien een gebruiker een bestand heeft verwijderd op de desktop en een synchronisatie heeft met de OneDrive synchronisatie client, zal het bestand in de prullenbak van Windows worden gezet. Hier blijft het staan totdat de prullenbak wordt leeggemaakt.
  4. Indien een gebruiker de prullenbak heeft leeggemaakt van de OneDrive omgeving, dan zal het document (tijdelijk) naar een tweede prullenbak (‘prullenbak tweede stadium’) verplaatst worden. Vanuit deze prullenbak kan een document door een eigenaar alsnog worden teruggezet. onedrive_backup_recyclebin2
  5. Na verwijdering uit deze tweede prullenbak, is het document verwijderd.

 

Wat kan nog meer worden ingesteld door mijn beheerder?
Een beheerder heeft nog meer mogelijkheden voor het instellen van beleid rondom documenten in OneDrive. Zo kan een beleid worden ingesteld voor het bewaren van documenten, zodat documenten bijvoorbeeld helemaal niet verwijderd mogen worden (DLP). Tevens is het mogelijk om archivering in te stellen middels classificatie labels. Ook is mogelijk om de standaard bewaartermijnen aan te passen voor alle OneDrive omgevingen.

onedrive_backup_compliance

Wat gebeurt er met de OneDrive als een gebruiker wordt verwijderd?
Indien een gebruiker wordt verwijderd (bijvoorbeeld als deze uit dienst gaat van de organisatie), dan kan de manager van de OneDrive toegang krijgen tot de OneDrive van de gebruiker. Deze persoon krijgt hierover een e-mail. Mocht de gebruiker geen manager hebben, dan krijgt niemand deze mail maar wordt het proces wel voortgezet. Het is daarom mogelijk om een tweede eigenaar toe te kennen, deze krijgt dan dezelfde e-mail als de manager zou krijgen.

Indien de gebruiker is verwijderd, zal de OneDrive standaard binnen 30 dagen worden verwijderd. Hiervan worden de gedelegeerde eigenaren 7 dagen van te voren op de hoogte gesteld. Na verwijdering is de OneDrive nog 90 dagen beschikbaar om terug te zetten door een beheerder. Daarna is de data echt weg.

Is dit het?
Nee, is er nog een laatste uitweg, via disaster recovery. Er kan hiermee (afhankelijk van het contract met Microsoft) een aanvraag worden ingediend voor het terugzetten van een back-up van de complete OneDrive, tot 14 dagen terug. Hierbij wordt dus alleen data overschreven met de staat zoals het was van het terugzetten.

Naast al bovenstaande mogelijkheden zijn er verschillende producten die op ‘traditionele wijze’ back-up en restore kunnen uitvoeren. Hieraan zitten uiteraard kosten verbonden.

Meer weten over OneDrive en hoe dat in jouw organisatie ingericht kan worden? Neem dan contact op!

Een gedachte over “OneDrive mogelijkheden voor back-up en restore

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s