Uitgelegd: de 5000 items limiet in SharePoint lijsten

Elke week komt het onderwerp wel een keer ter sprake: de 5.000 items limiet in SharePoint lijsten. De ‘limiet’ is inmiddels berucht en vrijwel altijd eindigt een poging tot uitleg bij gebruikers tot onbegrip en teleurstelling. Hoe kan het immers dat zo’n uitgebreid platform als Office 365, stuk gaat op meer dan 5.000 documenten in een lijst? Het is een ongemakkelijke situatie en zit de adoptie van SharePoint soms flink in de weg.

Daarom tijd om een compleet overzicht van het waar, hoe en waarom van de 5.000 item limiet in SharePoint lijsten!

Limiet? Welke limiet?

Een terechte vraag. Uit de documentatie van Microsoft over SharePoint Online staat immers:

op een lijst kunnen maximaal 30 miljoen items staan en een bibliotheek kan maximaal 30 miljoen bestanden en mappen bevatten – bron

Dit betekent dat in praktijk de limiet van lijsten vrijwel onbeperkt is. Echter, lijsten in SharePoint Online bevatten standaard een drempelwaarde van 5.000 items. In SharePoint online is deze drempelwaarde in tegenstelling tot de server versies van SharePoint, niet aan te passen door beheerders.

En wat blijkt: na wat verder zoeken, blijkt dit toch een limiet te zijn volgens de documentatie van Microsoft:

U kunt maximaal 30 miljoen items of documenten opslaan in een lijst of bibliotheek van SharePoint. Aan de hand van de volgende tips kunt u de gewenste informatie opvragen en toch binnen de limiet van 5000 items blijven, waarmee u voorkomt dat de drempelwaarde voor lijstweergave wordt overschreden. – bron

Hoe zit het nou? Is er nu wel of geen limiet? De waarheid is dat er geen 5.000 item limiet zit op de lijst, maar wel op het aantal items dat in één keer kan weergegeven worden. Hier zit de essentie van de 5.000 item limiet in.

Kan ik de limiet omzeilen?

De 5.000 items limiet is veel besproken op internet. In UserVoice (feedback aan Microsoft door gebruikers) is er veel gestemd op het oplossen van dit probleem. Echter, Microsoft heeft daar ook aangegeven dat de limiet waarschijnlijk blijft bestaan:

The 5,000 item threshold is likely here to stay. We are aware that it takes awareness on both sides to get past this limitation: list owners have to build the right fields, indices, and indexed views so that end user queries can run successfully in large lists. And then, end users have to run the correct queries – they can’t just open the root of the list, they have to use a filtered, indexed view.

Er is een aantal oplossingen om het probleem de omzeilen:

  • In geval van document bibliotheken, deel de bestanden dan op in folders of document sets. Standaard zal SharePoint alleen de inhoud van de huidige folder weergeven en daarmee minder items (als het goed is ingedeeld). Hiermee is direct de volgende optie aangestipt:
  • Gebruik filters in de (standaard) weergaven. Door een filter in te stellen op de lijst op basis van metadata, zullen het aantal items dat wordt teruggeven beperkt worden. Uiteraard moet ook hier goed gekeken worden dat het aantal de 5.000 items niet overschrijdt.
  • Maak indexen aan. Indien je werkt met veel items in een lijst, kan het handig zijn om indexen aan te leggen op een kolom. Hiermee kunnen queries op items sneller worden ingeladen en zal de gebruikerservaring verbeteren.

Microsoft geeft ook aan dat het gebruik van een Documentencentrum een mogelijke oplossing is. In dit template wordt namelijk slim gebruik gemaakt van het zoeken en bewerken van documenten, waardoor een gebruik minder snel tegen de limiet aan loopt. Echter, de ervaring leert dat in veel scenario’s dit meer een “workaround” is, dan een gedegen, goede oplossing voor het 5.000 items probleem.

Hoe zit het met de OneDrive synchronisatie?

Een ander punt waar rekening mee gehouden moet worden bij het omzeilen van de 5.000 item limiet in lijsten, zijn de limieten voor het gebruik van de OneDrive offline synchronisatie applicatie. Hiermee is het mogelijk om document bibliotheken te synchroniseren. Deze synchronisatie kan met grote aantallen bestanden ook een beperking geven:

Hoewel SharePoint Online 30 miljoen documenten per bibliotheek kan opslaan, kan de synchronisatie-prestatie van OneDrive beginnen af te nemen wanneer u meer dan 100.000 bestanden in één OneDrive voor Bedrijven-site- of teamsitebibliotheek plaatst. Om deze beperking op te lossen, moet u ervoor zorgen dat bestanden in meerdere mappen/bibliotheken worden opgeslagen. Als u meer dan 100.000 bestanden in een OneDrive voor Bedrijven site hebt, moet u mogelijk langer wachten omdat OneDrive continu synchroniseert om de synchronisatie te voltooien. – bron

Kortom, heel veel documenten in één folder is ook hier geen goed idee. Uiteraard ligt deze drempel van 100.000 documenten wel een stuk hoger.

Wat zou je adviseren dan?

Door de ongemakkelijke limiet en de problemen die het op kan leveren, is het verstandig het aantal items per lijst (of folder) te beperken. Niet alleen heb je uitgebreide SharePoint kennis nodig om lijsten met veel items goed in te richten, ook kunnen er desondanks foutmeldingen optreden bij het aanmaken van indexen of beheren van rechten. Hiervan zegt Microsoft niet heel veel, maar dit is voor een gebruiker eigenlijk niet acceptabel.

Daarnaast worden in sommige gevallen niet alle items weergegeven als deze boven een bepaald aantal komt.

Samengevat zitten er een aantal haken en ogen met het werken met grote lijsten. Probeer daarom in te schatten hoeveel items er in de loop der tijd in een lijst terecht komen. In het geval van bestanden is het aan te raden documentsets of folders te gebruiken. Ook kan het handig zijn lijsten op te delen in meerdere lijsten, in plaats van één grote lijst. Probeer, indien mogelijk, onder de grens van de 5.000 items te blijven. Zo kunnen problemen en eventuele tegenvallende performance in de lijst worden voorkomen.

In een bestaande omgevingen zou het nuttig kunnen zijn om te detecteren of de 5.000 items worden overschreven, of dat dit er aan zit te komen. Dit kan met behulp van een PowerShell script, maar ook tools als Val365 kunnen dit snel en eenvoudig inzichtelijk maken. Zo kan je problemen in de toekomst tijdig voorkomen. Meer weten hierover? Laat het mij weten!

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s