Uitgelegd: Microsoft Bookings

Sinds vorige week is het mogelijk om een nieuwe tool te gebruiken binnen Office 365: Microsoft Bookings. Bookings is een applicatie waarmee je klanten online afspraken in kan laten plannen. Deze afspraken kunnen direct of achteraf gekoppeld worden aan medewerkers. Uiteraard direct in Outlook!

Een hele handige functionaliteit dus voor bedrijven die de optie willen bieden aan klanten om afspraken te plannen. In een notendop werkt Bookings als volgt:

Activeren Bookings

In de Business Premium licentie is Bookings ingesteld en beschikbaar voor gebruik. Het in en uitschakelen is mogelijk vanuit het Beheercentrum (instellingen). Gebruikers kunnen vervolgens een licentie toegekend krijgen waarna Bookings is te gebruiken.

Voor E3 en E5 licenties is het ook mogelijk te gebruiken. Hiervoor dient echter wel eerst de ‘Business Apps (Free)’ dienst te worden ‘gekocht’. Gratis dus aan te zetten.

Instellen

Na het activeren is Bookings in te stellen.

booking_plannen_admin

Het instellen is relatief eenvoudig: geef aan welke dagen en tijden er gereserveerd kan worden. Voeg medewerkers toe die ingepland kunnen worden. Maak een ‘service’ aan (eventueel gekoppeld aan een prijs). Een service is een dienst van een bepaalde tijdsduur, welke klanten kunnen boeken. Dit kunnen er ook meerdere zijn.

Publiceren

Maak vervolgens de reserveringspagina met een logo en kleurstelling, en wat andere opties en publiceer deze. Dit kan op je eigen website (insluiten), via een link, maar bijvoorbeeld ook op de Facebook pagina van een bedrijf. Doordat er gereserveerd wordt in dezelfde agenda, kunnen meerdere kanalen worden gebruikt.

Tevens is het mogelijk om e-mail notificaties in te stellen, welke gebruikers en medewerkers krijgen bij een reservering. Ook is het bijvoorbeeld mogelijk om in te stellen dat een dag van te voren nog een herinnering verstuurd wordt.

Reserveren

Nu kunnen klanten een reservering maken.

booking_plannen

Nadat de klant de gegevens heeft ingevuld (zie afbeelding), kan op reserveren geklikt worden. De afspraak wordt dan ingepland.

booking_plannen_2

Ook krijgt de klant een bevestigingsemail met daarin een agenda item, zodat deze direct in de agenda geplaatst kan worden.

booking_plannen_3

Afspraak beheren

Aan de achterkant van de reserveringspagina is de afspraak vervolgens te beheren. Vanuit Bookings is de agenda te openen en in te zien welke medewerker wanneer is ingepland. Uiteraard in Outlook!

booking_plannen_admin2

De toevoeging is een hele nuttige. Veel organisaties werken met online agenda’s, veelal in Google Calendar. Nu Microsoft Bookings onderdeel is van Office 365, is er weer een dienst volledig geïntegreerd in de organisatie.

Wil je meer weten of ook Bookings gaan gebruiken? Neem contact op voor meer informatie!

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s