SharePoint Documentenset: wel of niet doen?

Office 365 is uitermate geschikt als document management systeem (DMS); het bevat alle elementen die nodig zijn om een degelijke inrichting te doen, welke ook voldoet aan wettelijke standaarden. Zaken als documentbeveiliging, archivering, compliancy, versiebeheer en workflows, zijn standaard onderdeel van het pakket. Een van de functionaliteiten die SharePoint al jaren bevat, is het maken van dossiers.

Dossiers, in SharePoint terminologie ‘documentensets’ genoemd, zijn eigenlijk containers (of folders) waarin documenten kunnen worden opgeslagen. Een documentenset is daarna als geheel te beschouwen als het gaat om metadata of archivering. Het is als het ware een dossier, waarbij het dossier zelf de kenmerken bevat, en niet de documenten die er in zitten. Dit is direct een van de verschillen met traditionele mappen (of folders): documentensets kunnen metadata bevatten.

docset_1Documentensets kunnen worden aangezet met het activeren van een siteverzameling onderdeel.

Veel organisaties maken gebruik van deze documentsets als het gaat om dossiervorming. Echter, met de introductie van de moderne lijst lay-out, worden documentensets nog niet ondersteund. Dit gegeven is op zichzelf geen ramp, SharePoint schakelt automatisch terug naar de klassieke weergave van de lijst, zodat het documentenset alsnog getoond kan worden. Groot nadeel is dat dit voor de gebruiker heel onduidelijk is (het schakelen tussen verschillende ontwerpen binnen een lijst). Vooral beginnende gebruikers zijn hierdoor snel de weg kwijt en het is desastreus voor de acceptatie van het SharePoint platform.

docset_3
Documentensets kunnen vanuit de moderne lay-out worden aangemaakt. Daarna schakelt SharePoint automatisch om naar de klassieke weergave…

Zoals met veel functionaliteit in de moderne lay-out, komt deze met de tijd. Stukje voor beetje wordt de nieuwe lay-out de standaard en bevat het oude functionaliteiten, maar ook veel nieuwe. Het is dus zeker verstandig om om te schakelen naar deze nieuwe weergave. Echter, de documentensets blijven achter. Al bijna 2 jaar.

Dit gegeven baart zorgen: wat gaat er gebeuren met documentensets? Is dit legacy, of wordt er nieuw leven geblazen in deze functionaliteit? Wellicht gaan folders een grotere rol spelen, maar ook hier is geen duidelijke richting. Wel bevatten documentensets in de nieuwe weergave de mogelijkheid om als geheel een label te koppelen (net als bij folders). Dit is relatief nieuwe functionaliteit, en daarmee zijn documentensets dus niet vergeten.

docset_5Folders en documentensets bevatten sinds kort de optie om labels toe te passen.

Navraag bij Microsoft bevestigt het gegeven dat documentensets blijven en mee gaan in de nieuwe lay-out. Echter, waarom zijn deze er na zo’n lange tijd nog niet? Het roept daarom twijfel op en ben daarom op dit moment terughoudend met het introduceren met een oplossing gebaseerd op documentensets.

docset_4Documentensets zelf zien er nog erg ouderwets uit, niet goed voor de gebruikersacceptatie.

Ook op technisch vlak is er wat onduidelijkheid. CSOM (client side object model), de bibliotheek die ontwikkelaars gebruiken om acties uit te voeren in code in Office 365, bevat methoden om documentensets aan te maken. Echter, het gedrag van deze code is niet consistent, zeker niet als er inhoudstypen worden gemaakt die overerven van een documentenset. Met wat aanpassingen is het namelijk mogelijk om een goede documentenset aan te maken. Echter, bij het gebruik van de moderne lay-out, worden deze gezien als folders (ander icoon). Wel met metadata, en dat lijkt een aanknopingspunt!

In feite zijn documentensets natuurlijk folders maar dan met metadata. Als je de OneDrive client laat synchroniseren met een SharePoint bibliotheek met documentensets, worden deze getoond als folder. Echter, folders die in de verkenner worden aangemaakt, worden geen documentensets. Hoewel het koffiedikkijken is, zit hier wat mij betreft ook wel een mogelijke (voorzichtige) voorspelling in: documentensets worden folders (met metadata).

Voor alsnog moeten we afwachten welke richting het op gaat met documentensets. Neem mijn verhaal mee in je overwegingen in de keuze om documentensets te gaan gebruiken. Graag help ik je verder op weg!

Een gedachte over “SharePoint Documentenset: wel of niet doen?

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s