SharePoint kenmerkt zich onder andere doordat het een erg krachtig document management systeem is. In SharePoint is het eenvoudig om documenten eigenschappen (metadata) te geven en daar vervolgens voordeel mee te behalen. Zo is het mogelijk om te zoeken op eigenschappen, maar ook filters en sorteringen aan te brengen op basis van deze metadata.
Het invullen van metadata is echter een discipline op zich. De goede werking van SharePoint hangt mede af van het invullen van de juiste metadata door gebruikers. Gebeurt dit niet of verkeerd, dan kan het funest zijn voor de vindbaarheid van documenten.
Dit invullen wordt steeds eenvoudiger. Zo is er onlangs de mogelijkheid ingebouwd om in bulk metadata te bewerken. En sinds kort hebben de Office applicaties (Word, Excel, etc.) de mogelijkheid om deze metadata vanuit het bewerken direct in te vullen. In vroegere Office versies kon dit al via het Document Information Panel (DIP). Echter, dit mechanisme is in de laatste versies verwijderd. Nu is dit een ‘App’ geworden, waarmee het weer een nieuw leven is ingeblazen.
Hoe werkt het? Open een bestand vanuit SharePoint. In het menu (onder ‘Beeld’) is er een optie bijgekomen ‘Eigenschappen’.
Nadat je de knop hebt aangeklikt, worden de eigenschappen getoond van de eigenschappen in SharePoint. Deze eigenschappen zijn direct van Office in te vullen.
Ook de eigenschappen die fysiek bij het document worden opgeslagen, zijn in deze app te bewerken.
Je hoeft dus niet meer specifiek naar de SharePoint bibliotheek te navigeren om de eigenschappen in te vullen. Een erg welkome toevoeging!
