Informatiebeheer in Office 365: Inleiding (deel 1)

Al 15 jaar lang wordt SharePoint gezien als een platform waarop het mogelijk is documenten en informatie op te slaan op een ‘gestructureerde manier’. Tussen aanhalingstekens, want gestructureerd betekent in SharePoint termen: voorzien van metadata. Door kenmerken aan een document toe te voegen, zo is het idee, wordt deze informatie makkelijk vindbaar en kunnen gebruikers makkelijk bij hetgeen komen wat ze zoeken.

Tot zover de theorie. Ik wil niet beweren dat we het 15 jaar verkeerd hebben aangepakt, maar in de praktijk blijkt een aantal aannames niet van toepassing te zijn:

1. Gebruikers zijn ‘lui’. Nee niet echt lui, maar wel als het gaat om invullen van kenmerken bij een document. En dit is terecht: de essentie staat in het document zelf, alles wat achteraf extra moet worden ingevuld (metadata), wordt over het algemeen al ballast gezien. Het effect:
2. Documenten worden onvolledig of onjuist voorzien van metadata. Hierbij is het onjuist invullen nog erger dan helemaal niet invullen.
3. We zoeken 1 document en vinden er 200. Zoeken is jaren lang gezien al hét middel om documenten te vinden. De zoekmachine van SharePoint is natuurlijk enorm krachtig, maar in praktijk is het vinden van het juiste document niet zo eenvoudig gebleken.
4. Metadata zegt wat over het document, maar doet er niets mee. Het is mogelijk documenten te voorzien van een label ‘vertrouwelijk’, of een keuzeveld ‘jaarverslag’. Het feit dat het een kenmerk bevat, betekent niet dat een document versleuteld is, of alleen beschikbaar is voor het management. Kortom, dit zal op een andere manier geregeld moeten worden. Sterker nog: de gebruiker denkt dat het goed geregeld is, zonder dat dit daadwerkelijk het geval hoeft te zijn…

Er zal daarom iets anders moeten gebeuren om de informatie huishouding in SharePoint op orde te krijgen. Niet onbelangrijk is daarbij dat in Office 365 we niet alleen te maken hebben met SharePoint, maar ook met e-mail, enquêtes, video’s, chatconversaties en nog vele andere typen media. Hoe zit het daar dan mee?

Ook Microsoft heeft dit door en is daarom sinds kort een andere koers gaan varen. Het sleutelwoord hierin is classificatie, oftewel: beschrijven hoe gevoelig de informatie is waarmee je werkt. Dit is nogal een andere invalshoek wat ook qua inrichting flink afwijkt van de traditionele SharePoint inrichtingen.

Deze serie blog postings zal daarom een overzicht geven van deze nieuwe manier. De komende weken zal ik inzoomen op de volgende onderwerpen:

• Deel 2: Site classificaties, privacy instellingen en site ontwerpen
• Deel 3: Labels en beleid: lifecycle management in Office 365
• Informatiebeveiliging, verschijnt binnenkort
• Grip op informatie (beveiliging en compliance), verschijnt binnenkort

Op elk van deze onderwerpen zal ik niet alleen op de techniek ingaan, maar ook op de organisatorische inrichting en wetgeving.