Gebruikersrechten, klassieke sites en Office Groups, hoe zit het nu?

SharePoint Online is inmiddels al vele jaren in gebruik voor het online samenwerken en opslaan van documenten. De afgelopen jaren heeft Microsoft verschillende ontwikkelingen gedaan aan de interface van SharePoint Online. Tevens is de functionaliteit rondom samenwerken enorm uitgebreid. Een van deze nieuwe ontwikkelingen is het koppelen van beveiligingsgroepen (Office Groups) aan SharePoint sites. Als je werkt met zogenaamde ‘klassieke’ SharePoint sites, is er de mogelijkheid om deze te moderniseren. Hierdoor krijgt de site een nieuw fris (modern) uiterlijk en is het ook mogelijk een ‘Office Groups‘ te koppelen aan je site. 

Beter beheer

Door het koppelen van een Office Group wordt het mogelijk om het beheren en beveiligen van SharePoint sites sterk te verbeteren. Waar er voorheen allerlei zaken via instellingen op de site zelf geregeld moesten worden, kunnen we de groepen beheren op centraal niveau, met behulp van beleidsregels. Ook vanuit het informatiebeveiligingsbeleid van organisaties en wetgeving (bijvoorbeeld de AVG) is dit vaak zeer gewenst. Zo kunnen Office Groups (en dus ook de SharePoint sites) geclassificeerd worden op basis van de gevoeligheid van informatie. Met deze classificatie wordt bijvoorbeeld weer bepaald of een site extern gedeeld mag worden, of welke beveiliging van toepassing is. 

Betere gebruikerservaring

Naast deze technische reden, is het ook voor gebruikers een positieve verandering. Zo verandert te lay-out naar een snel en modernere versie. Tevens is de SharePoint site responsive, wat wil zeggen dat deze ook goed te gebruiken is op je telefoon of tablet. Ook wordt het mogelijk om andere tooling als Microsoft TeamsMicrosoft Planner, Flow, Power BI en PowerApps te gaan integreren in de SharePoint site. Door het upgraden is daarom SharePoint weer toekomst vast. 

Door het moderniseren van een SharePoint site en het koppelen van een Office Group, verandert er het een en ander qua rechten van gebruikers. Zo krijgen gebruikers van de site meer rechten om de site in te richten naar eigen inzicht. Onderstaand overzicht geeft een goed beeld van de veranderingen. 

Eigenaren 

Veel organisaties kennen wel eigenaren van een site, maar deze zijn vaak ingericht met een beperkte set van rechten. Het is immers een risico als een gebruiker, ook al is deze eigenaar, bijvoorbeeld een site weg gooit, of bijvoorbeeld site onderdelen activeert. Op de gemoderniseerde sites (met een Office Group) worden deze eigenaren ook echt de eigenaar van de groep, waarmee ze de permissies en instellingen van de groep zelf kunnen beheren. In feite krijgt de eigenaar de verantwoordelijkheid over de site en de content die erop staat. Dit heeft voordelen, omdat aanpassingen niet meer via Office 365 beheer hoeven te verlopen. Ook mogen eigenaren andere eigenaren uitnodigen op een SharePoint site. We maken hierbij een duidelijk onderscheid tussen de inhoud (content en proces) en het (beveiligings-)beleid wat moet gelden op een SharePoint site. 

Leden

Met het koppelen van een Office Group aan een SharePoint site, gaan we meeliften op het permissiemodel van deze groepen. Hierin zijn twee niveaus te onderscheiden: eigenaren (zie punt hierboven) en leden. In de oude SharePoint site, hebben leden vaak (afhankelijk van de inrichting natuurlijk) bijdragen rechten. Dit betekent dat alleen documenten en lijstitems bewerkt mogen worden, maar dat leden geen mogelijkheid hebben om de SharePoint site zo te laten werken wat voor hen prettig is. In de moderne SharePoint sites krijgen leden de mogelijkheid om de inhoud (waarmee ook de lijsten worden bedoeld), zo in te richten, dat deze aansluiten bij de manier van werken die prettig is voor de gebruiker.   

In de meeste gevallen is dit een prettige bijkomstigheid voor de gebruikers van de site, echter in sommige gevallen is het verstandig om werkafspraken te maken om zo vervuiling op de site tegen te gaan. In een samenwerkingsverband hebben alle leden van een site een gezamenlijk doel. De visie hier is dat ook dat leden de verantwoordelijkheid over de content dan ook gezamenlijk kunnen dragen.  

Afwijken van rechten

Het is mogelijk om af te wijken van het eigenaren-leden rechtenmodel. Dit kan door in de SharePoint site specifieke SharePoint permissies in te stellen. Als je een site met Office Group gebruikt, is dit echter af te raden, omdat je hiermee ook afwijkt van het model van rechten op de andere gekoppelde Office 365 tools als Planner en Teams.

Visie op samenwerken

Samengevat is het aansluiten op het rechtenmodel van Office Groups voor samenwerksites een groot voordeel (veel extra functionaliteit, modern en snel jasje en weer toekomst vast), maar moet rekening worden gehouden met de vrijheid die gebruikers krijgen op een SharePoint site. Een groep die samenwerkt op een SharePoint site welke gekoppeld is aan een Office Group, heeft zelf de verantwoordelijkheid om juist om te gaan met de informatie op de site. Hierbij wordt het onderscheid gemaakt tussen het beleid wat geldt op een site (onder regie van beheer) en de inhoud en structuur van de site (onder regie van de (eind)gebruiker).  Door de rechtengroepen ‘Eigenaren’ en ‘Leden’ te hanteren sluit je met de groep waarmee je samenwerkt aan op alle andere tooling van Office 365. 

Mocht je meer informatie over wanneer je nu wel en wanneer je niet een Office Group wilt gebruikt, lees dan ook dit artikel.

2 gedachtes over “Gebruikersrechten, klassieke sites en Office Groups, hoe zit het nu?

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s