Hoe doen we dat: +1700 klassieke SharePoint sites upgraden naar moderne Office Group sites

An English translation of this article can be found here.

Het is een worsteling waar veel Office 365 beheerders mee moeten dealen: wat doen we met al die klassieke SharePoint sites? Jaren lang hebben we gedacht dat we SharePoint optimaal gebruikten met sub sites, aangepaste permissiemodellen en allerlei aan elkaar gekoppelde elementen.

Er zijn maar weinig klassieke SharePoint sites die 100% bij de standaard gebleven zijn. Vele zijn ‘verrijkt’ met ge-embedde javascript code of image maps. Vaak is geprobeerd de branding van een site zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de huisstijl.

klassieke SharePoint site

Maar toen kondigde Microsoft aan dat er een omschakeling zou komen naar zogenaamde ‘modern sites’, gekoppeld aan Office Groups, zodat het beheer, beleid en lifecycle op sites (groups) een stuk verbeterd werd. Dit ging niet zonder slag op stoot; een tijd lang is er een overgang geweest waarbij de moderne sites beperkt bruikbaar zijn geweest wegens het missen van functionaliteit, ondersteuning voor bepaalde lijsttypen en bijvoorbeeld document sets. Echter, moderne sites zijn inmiddels zo goed doorontwikkeld dat de stap gezet kan worden, zij het met wat aandachtspunten.

Het is al een tijdje mogelijk om een site collectie te ‘groupify-en’ en te moderniseren. In feiten betekent dat, dat er een moderne homepage gemaakt wordt en de lijsten omgezet worden naar de moderne lay-out. Tevens wordt er een Office Group gemaakt welke gekoppeld wordt aan de site.

Maar zo simpel is dat in de praktijk niet: veel zaken zijn niet 1-op-1 over te zetten, met als gevolg dat hier keuzes gemaakt moeten worden, welke vooral impact hebben op de eindgebruikers:

  • Het rechtenmodel verandert. Bij het omgaan naar een Office Group is het verstandig aan te sluiten bij het model van Leden en Eigenaars.
  • Aangepast homepages kunnen blijven bestaan, maar de standaard wordt een nieuwe, moderne homepage.
  • Men kan Office Group functionaliteit gaan gebruiken bij de site als Teams, Planner, etc.
  • Niet alle oude functionaliteit is (al) beschikbaar. Denk hierbij aan Documentensets (komt snel), kalender lijsten en bijvoorbeeld content editor webparts.
  • Subsites zijn dubieus in de moderne SharePoint wereld. Aangeraden wordt een zogenaamde ‘platte informatiearchitectuur’ toe te passen.

Kortom: een uitdaging! Toch is het verstandig de transitie door te gaan, we willen immers meeliften op de ontwikkelingen die Microsoft doet en niet blijven hangen in oude ‘meuk’.

moderne SharePoint site

Voor een van mijn klanten zijn we dit traject doorgegaan, maar niet zonder slag of stoot. De ervaringen en aanpak wil ik daarom graag met jullie delen. doe er je voordeel mee!

De angst voor gebruikers

De ideeën (en daamee discussies) voor het moderniseren van ongeveer 5000 SharePoint sites (met 6200 gebruikers, exclusief vele externe gebruikers) stammen al van een jaar of twee geleden. Destijds was het nog lastig vanwege de vele beperkingen en bugs in de moderne lijsten. Tot een jaar geleden hebben we daarom gewacht met deze transitie. Met de mogelijkheid om te ‘groupify-en’, het koppelen van een Office Group aan een SharePoint site, zijn we serieus gaan kijken naar de opties.

Hierbij zijn wat technische uitdagingen, maar de grootste belemmering was de impact voor de eindgebruikers. Voor hen verandert de site, soms in grote mate. Hoe zou dit vallen en hoeveel support zou er gevraagd worden nadat een site is omgezet. Veel van deze ‘angst’ komt voort uit het idee dat gebruikers het lastig vinden te veranderen. Het proces waarin ze werken gaat veranderen. En daarmee de continuiteit van de organisatie aangetast kan worden.

En ja, dit is iets waar rekening mee gehouden dient te worden. Echter, deze zelfde gebruiker koopt als eerste een nieuwe iPhone, ruilt de krant in voor een tablet, gaat elektrisch rijden én stopt zonder problemen over op Microsoft Teams! Waarom? Omdat het makkelijker is, omdat het sneller is, omdat het hip is en omdat het goed is voor het milieu. Kortom, gebruikers willen graag veranderen, mits het maar voordelen oplevert!

En juist dit gegeven kan optimaal benut worden bij het moderniseren van een SharePoint site. Want laten we eerlijk zijn, wie wil er nu nog in zo’n ouderwetse, langzame en moeilijk te gebruiken klasssieke site werken? Juist, op een klein percentage na, NIEMAND!

Ontwerpkeuzes

Bij het omzetten van klassieke sites hebben we een aantal ontwerpkeuzes moeten maken. Deze keuzes zijn niet altijd leuk, soms moeten er consessies gedaan worden en worden eindgebruikers beperkt. Echter, zo is het idee, met de moderne sites krijg je zoveel nieuwe functionaliteit terug, dat dit zwaarder zou moeten wegen dan het missen van oude functionaliteit. Denk bijvoorbeeld aan het inzetten van Microsoft Teams of tools als Flow en Planner.

Voor de beeldvorming, onze oude sites waren globaal als volgt opgezet:

  • Site collecties met mogelijk subsites. Denk aan fasen in een project of processtappen.
  • Aangepast permissiemodel, waarbij er key-users zijn (eigenaren met beperkte rechten) en leden (bijdragen rechten in SharePoint).
  • Vaak is de homepage aangepast met content editor web parts (lees: javascripts en css) en plaatjes met image maps.
  • Veel gebruik van documentsets voor dossiervorming, folders werden eerst verboden, later beperkt toegestaan.
  • Veel inhoudstypen met metadata, waarbij er getracht is een generieke set van metadata aan alle documenten te geven (eigenaar, labels, status, type document, etc).
  • ‘Open, tenzij beleid’, waarbij niet vertrouwelijke sites open staan voor alle medewerkers.
  • Vertouwelijkheid uit zich in de vorm van rechten op de site.

In afstemming met security en beleid wilden we de moderne Office Group sites anders gaan positioneren. Zo wordt toegang ingericht op basis van de classificatie van de site. Zaken als extern delen en retentie labels worden ingericht op basis van deze classificatie. Hierbij heeft een duidelijke schuiving van de verantwoordelijkheid plaatsgevonden; zo worden de key-users ‘eigenaar’ van de site en leden krijgen bewerkrechten in plaats van bijdragen. Zo kunnen ook lijsten e.d. worden aangepast.

De afgelopen jaren hebben we veel feedback gekregen op de oude inrichting. Zo is snelheid een issue, het feit dat metadata lastig is (zeker als het verplicht is) en de vindbaarheid slecht. De adoptie van SharePoint is dan al tijden een issue, met als gevolg dat er veel ‘shadow IT’ is gecreeerd. Moderne sites moeten een oplossing bieden voor deze problemen.

Er is daarom gekozen om moderne sites anders in te richten. In essentie mag de gebruiker bepalen hoe de site wordt ingericht en blijven we heel dicht bij de standaard als het gaat om rechten en functionaliteit. Nieuwe, moderne sites zijn daarom alsvolgt opgezet:

  • Platte architectuur, geen doorbreking van rechten meer binnen een site collectie. Toch andere rechten nodig? Dan een nieuwe site collectie. Subsites worden niet verboden maar sterk afgeraden.
  • Key-users worden eigenaren. Leden met ‘bijdragen’ rechten krijgen ‘bewerk’ rechten. Dus meer verantwoordelijkheid naar gebruikers en het team waarin wordt samengewerkt!
  • Alles wordt modern, dus ook een nieuwe (lege) homepage. Gebruikers kunnen daarbij zelf bepalen hoe dit er uit komt te zien. Er is bewust gekozen om de ‘oude’ webparts niet over te zetten naar de moderne homepage. De grootste reden is dat de indeling en werking van moderne webparts dusdanig afwijkt van de oude, dat dit gewoonweg niet goed te doen is. Daarnaast krijgen de gebruikers dermate andere mogelijkheden qua layout en indeling, dat het de moeite waard is (eventueel samen met ondersteuning) opnieuw in te richten.
  • Bestaande subsites blijven bestaan, dit effect nemen we voor lief.
  • ALLE sites moeten worden geclassificeerd volgens de informatieclassificatie van de organisatie.
  • Beleid gaat hard (dus geen uitzonderingen meer) afgedwonen worden op de sites. Denk hierbij aan instellingen rondom extern delen, conditional access, etc.
  • Er wordt gebruik gemaakt van labels voor retentie en archivering.
  • Alles sites mogen een Microsoft Team gaan koppelen/creëren indien gewenst, en gebruik maken van Planner. Zo worden Office Groups optimaal benut.

Het plan

Voor het moderniseren van alle teamsites, projectsites, vergadersites is natuurlijk wel een plan nodig. We hebben in eerste instantie een onderscheid gemaakt in drie type oplossingen:

  • De standaard samenwerksites. Deze omvatten als doel het samenwerken in groepen waarbij de toegang wordt bepaald op basis van de classificatie van de informatie die in de site staat.
  • Publicerende sites. Dit zijn SharePoint sites die gebruikt worden om informatie en documenten te delen met anderen (vaak de hele organisatie). Denk hierbij aan de klassieke documentencentra of publicatie portalen. We hebben ervoor gekozen om deze type sites niet te koppelen aan een Office Group. Wel worden deze sites in aparte trajecten gemoderniseerd naar bijvoorbeeld communicatie en/of hub-sites.
  • Oplossingen voor specifieke doelgroepen. Dit zijn samenwerksites welke specifiek voor een doelgroep of proces zijn ingericht. Nieuwe releases van deze templates (waaronder moderniseren) worden in de LCM van deze specifieke oplossingen meegenomen.

Dit artikel gaat over de modernisering van de eerste groep, in dit geval zo’n 1800 in totaal. Er is in dit traject gekozen voor een aanpak met gebruikers (key users) die graag mee willen in een ‘first release’, en gebruikers die dit niet willen, of de site niet meer actief gebruiken. Deze first release dient tevens als pilot voor de grote bulk actie.

Tevens hebben we ervoor gekozen om de aankondigingen van modernisering ruim van de voren te starten, en dit meermalen te herhalen. De aard van deze aankondiging is dwingend: je MOET over, waarbij je kan kiezen om niet direct mee te gaan met de first release.

Het over MOETEN is wel een ding: we willen persé alle samenwerksites over hebben, omdat dit grote voordelen biedt in beheer met Office Groups en AAD. Tevens stelt het beleid ook dat we qua beveiliging, retentie en LCM mee willen met de mogelijkheden die moderne sites en Office Groups bieden. Daarnaast willen we als beheerders van Office 365 ook gewoon mee met de ontwikkelingen en zo min mogelijk ‘legacy’ in stand houden.

Samengevat ziet het plan er alsvolgt uit:

STAP 1: Communicatie naar alle key-users van een samenwerksite met de aankondiging en de mogelijkheid je aan te melden voor de first release. Dit gaat via een een e-mail waarbij duidelijk wordt uitgelegd wat er gaat gebeuren en welke consequenties het heeft voor de gebruikers.

STAP 2: Tweede communicatiemoment voor de first release. Deze e-mail is een tweede aankondiging en concretere planning van de transitie.

STAP 3: Scripts maken & testen voor het moderniseren en groupify-en van een site collectie. Deze scripts worden later in dit artikel besproken. Het doel is om een PowerShell script te hebben die het moderniseren van de site volledig uit handen neemt en de site koppelt aan een nieuwe Office Group.

STAP 4: First release omzetten. De eerste batch met first release sites worden omgezet, zo’n 80 in totaal. Het gaat hierbij om enthousiaste gebruikers, waardoor de ‘medewerking’ optimaal zou moeten zijn.

STAP 5: Feedback vragen en verwerken. Na de eerste batch bleek dat 79 van de 80 sites correct zijn overgezet. Er bleek een probleem te zijn met het maken van een Office Group bij de ene site die mislukt was waarbij niet duidelijk is wat precies het probleem is. Er is daarom gekozen om deze site even te parkeren en later op te pakken. Tevens bleek er een caching probleem op te treden met het gebruik van Internet Explorer 11 nadat een site modern was geworden. Verschillende elementen werden daarbij niet getoond. Het legen van de browser cache lost het probleem op. Echter, omdat IE 11 nog een aantal maanden de standaard browser is, is dit een issue waar veel gebruikers last van kunnen krijgen.

STAP 6: Lessons learned, evalueren en verwerken. Het PowerShell script werkte goed, maar is wat efficienter gemaakt. Tevens hebben we artikelen geschreven over de meest voorkomende problemen (IE cache, gebruikersvragen, etc.), zodat deze direct geaddresseerd konden worden. Tevens hebben we de eerste lijns service desk geïnstrueerd deze vragen te kunnen afhandelen. Ook is gebleken dat veruit de meeste gebruikers uit de first release vooral erg blij waren met hun nieuwe, moderne site! Kortom, wellicht is de angst voor de reacties van gebruikers niet geheel gegrond.

STAP 7: Communicatiemoment voor overige key-users. Er is voor gekozen om de overige 1700 sites in 1 keer over te zetten. Hiermee zouden we de actie snel kunnen afronden, we mogelijk een korte tijd veel support moeten leveren en voorkomen we dat het traject (nog) langer gaat duren. Het idee is daarom om in een weekend de rest over te zetten en de week erna volledig standby te staan. Dit is gecommuniceerd naar de overige key-users middels een e-mail.

STAP 8: Help artikelen schrijven en publiceren. Om het proces en informatie, mogelijke impact en problemen snel en duidelijk inzichtelijk te maken voor de gebruikers, zijn artikelen geschreven en gepubliceerd op een SharePoint hulp site. Hierdoor kan snel en makkelijk vanuit de communicatie verwezen worden naar online achtergrondinformatie.

STAP 9: Servicedesk (1e lijns) informeren en betrekken. Doordat mogelijk gebruikers contact opnemen met de helpdesk bij het gebruik van de moderne sites, is de eerstelijns servicedesk geïnformeerd en betrokken bij het proces.

STAP 10: Aankondigingen via Yammer en SharePoint. De week voordat de sites werden gemoderniseerd, is dit nogmaals aangekondigd via het Yammer netwerk en SharePoint.

STAP 11: Overige sites omzetten. De meer dan 1700 klassieke teamsites zijn vervolgens op vrijdagavond gemoderniseerd en gekoppeld aan een Office Group. Bij dit proces krijgen leden en eigenaren van een site een standaard e-mail van Office 365, waarin ze geïntroduceerd worden in de nieuwe Office Group. Het effect hiervan is dat sommige gebruikers meerdere e-mails ontvangen. Dat wordt soms als negatief ervaren, echter het geeft ook inzicht in van welke (oude) sites een gebruiker lid is. Een trigger om een site op te ruimen of te archiveren!

STAP 12: Week vrijmaken voor support. De week na de modernisering is een week ingepland voor het oplossen van calls die niet door de service desk kunnen worden afgehandeld. De verwachting was dat er door de actie veel vragen binnen zouden komen. Echter, de eerste dagen is dit beperkt gebeurd, tot enkele tientallen. Veel minder dan was verwacht.

Communicatie

Het technisch omzetten van een site is een ding; maar communicatie is alles! Hoewel gebruikers er niet op zitten te wachten overladen te worden met e-mails en berichten, is het wel verstandig duidelijk en herhaaldelijk aan te kondigen wat hen te wachten staat.

In aanloop naar het moment van omzetten, hebben we meerdere communicatiemomenten gehad. Onze verwachting is dat verschillende key-users de e-mails niet gelezen hebben, of dat ze de communicatie gemist hebben. Het is daarom belangrijk dit op meedere momenten te doen.

Daarnaast hebben we gekozen om meerdere kanalen te gebruiken: e-mail, SharePoint en Yammer om zo een groot mogelijke groep gebruikers te bereiken. Zorg daarbij voor duidelijke uitleg en ondersteunende artikelen, zodat de meest voorkomende vragen beantwoord worden.

Het sleutel in deze communciatie is: wees positief over wat er allemaal gaat komen. De gebruiker krijgt in één keer zoveel meer gemak en tools om zijn of haar proces te ondersteunen, maar hier gebruik van! Elke nieuwe feature in SharePoint kan gebracht worden als een succesmoment en contact met de eindgebruiker. Maak ook hier gretig gebruik van!

Techniek

Naast het proces van moderniseren, is het ook goed te kijken naar de techniek. De aanpak die we gehanteerd hebben is ervoor te zorgen dat een site volledig en ook snel omgezet kan worden, inclusief het koppelen van een Office Group.

Het mechnisme om dit te doen (in dit geval) bestaat uit 5 stappen:

STAP 1: Stel een .csv samen met alle sites die omgezet moeten worden. In ons geval wordt hier ook de classificatie van een site meegenomen.

csv met sites (template)

STAP 2: Goedzetten van de gebruikers in de juiste groepen. In ons geval waren eigenaren en leden in aangepaste permissieniveau’s ingesteld. Als een site wordt gekoppeld aan een Office Group, worden de standaard SharePoint groepen voor Eigenaren en Leden gekoppeld aan de Office Group permissies voor eigenaren en leden. Het was dus nodig om de gebruikers in de juiste, standaard groepen te zetten en de oude permissiesniveau’s op te ruimen.

STAP 3: Instellen van de bibliotheekinstellingen voor gebruik moderne lay-out. In het verleden hebben we alle lijsten in elke klassieke site omgezet dat er gebruik gemaakt moest worden van de klassieke lay-out. Dit omdat de gebruiker anders geconfronteerd zou worden met een gemixete manier van modern en klassiek. We hebben daarom alle lijsten weer omgezet, zodat er gebruik gemaakt wordt van de instellingen op tenant niveau.

klassieke weergave of moderne weergave

STAP 4: Groupify! Het script om de sites te koppelen aan een Office Group

STAP 5: Met het moderniseren wordt een nieuwe moderne homepage aangemaakt. We hebben hier een aangepaste introductietekst op geplaatst om de gebruiker te informeren.

Alle ondersteunende scripts (stappen) en .csv template zijn hier onder te vinden (met dank/credits aan Kimberly Pothuizen en Albert-Jan Spiegelenberg).

Door de sites op te splitsen in 5 batches en deze tegelijk te starten is het gelukt om de modernisering in 8 uur af te ronden! Daarbij de kanttekening dat er van de meer dan 1700 sites, ongeveer 15 niet direct succesvol afgerond waren.

Conclusie

We zijn inmiddels een week verder na de actie, zonder noemenswaardige gebeurtenissen. Enkele gebruikers hebben gemeld dat de site nog bezig was met het inrichten van de Office Group, maar over het algemeen is de omzetting goed verlopen.

Het proces voorafgaand aan de modernisering heeft vrij lang geduurd, vooral vanwege de impact op gebruikers. Dit blijkt achteraf deels onnodig geweest te zijn. Wel is daardoor de communicatie en bewustwording op een rustige manier uitgevoerd. De uiteindelijke modernisering van de 1700 sites heeft 8 uur geduurd, alle voorbereidingen (artikelen, extra communicatie, verbeteren scripts en inventarisatie sites) ca. 8 dagen.

Mijn advies hierbij: ga pragmatisch te werk en wring je niet in teveel bochten (content overzetten, webparts migreren, etc.). Daarnaast is het verstandig het rechtenmodel aan te laten sluiten aan de permissies binnen Office Groups. Geef daarnaast aan de gebruiker aan dat zij een rol spelen in het proces en uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de site. Maak het daarbij vooral leuk! Gebruikers zijn over het algemeen enthousiast over de nieuwe mogelijkheden, benut dat ten volle!

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s