‹ Terug

Copilot voor Microsoft 365: De aandachtspunten

Sinds november 2023 is Microsoft Copilot beschikbaar gesteld door Microsoft. Copilot moet gezien worden als een nieuw IA platform waarvan Microsoftproducten gebruik kunnen maken om deze te verrijken met AI-technologie. Denk hierbij aan het samenvatten van informatie, genereren van teksten, afbeeldingen en presentaties, het geven van inzichten op gebeurtenissen en analyseren van data.

De AI-technologie is baanbrekend, kijkend naar de wereld om ons heen en de manier waarin in zeer korte tijd AI-tools hun intrede hebben gedaan in ons dagelijks leven. De technologie wordt gezien als vergelijking met de intrede van de smartphone, sociale media en andere technologieën die onze manier van werken bepalend hebben beïnvloed. 

 

Copilot in Microsoft 365
Microsoft Copilot is een op AI gebaseerd platform dat grote taalmodellen (LLM’s), inhoud in Microsoft Graph en de Microsoft 365-apps, zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams en andere, coördineert. Het maakt gebruik van een combinatie van LLM’s, een type AI-algoritme dat gebruik maakt van deep learning-technieken en enorme gegevenssets, om inhoud te begrijpen, samen te vatten, te voorspellen en te genereren.

Microsoft Copilot voor Microsoft 365 biedt real-time intelligente hulp, zodat gebruikers hun creativiteit, productiviteit en vaardigheden kunnen verbeteren. Het werkt daarbij samen met Microsoft 365-apps zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams.
Enkele van de functies die Copilot biedt zijn:

 

• Tekst genereren: Genereer tekst met en zonder opmaak in nieuwe of bestaande documenten.
• Samenvatten: Een e-mailthread samenvatten om de gebruiker snel inzicht te geven in de discussie. Teams-gesprekken samenvatten en actiepunten weergeven
• Chatten: Maak inhoud, vat samen, stel vragen over documenten en voer opdrachten uit via Chat.
• Tips voor coaching: Ontvang tips en suggesties voor coaching over helderheid, gevoel en toon, samen met een algemene berichtevaluatie en suggesties voor verbetering.
• PowerPointpresentaties genereren aan de hand van opgegeven documenten.
• Excel functies en dashboards genereren aan de hand van opdrachten in ‘gewone taal’.

 
Aandachtspunten
Hoewel we niet om deze technologie heen kunnen en de juiste vorm moeten vinden in het gebruik ervan, is er toch een aantal aandachtpunten die belangrijk zijn onder de aandacht te brengen. Om je verder te helpen de juiste keuzes te maken, hebben we hieronder deze aandachtspunten uiteengezet:

 

1. Informatie op orde. Copilot gebruik data uit jouw omgeving om de resultaten beter te maken en meer te kunnen toespitsen op jouw situatie. Op basis van de rechten van de gebruiker, vindt Copilot in de hele tenant documenten, chats en e-mails, vaak ook waarvan de gebruiker geen idee had daar rechten toe te hebben. Het maakt daarmee mogelijke (interne) datalekken inzichtelijk. Het is daarom van belang de rechten en classificatie rondom deze informatie op orde te hebben. Twijfel je? Wellicht is het een goed moment om daarop een audit te doen, of de juiste maatregelen te nemen.

2. Risico’s op datalekken. Aanvullend op bovenstaand punt is het risico op datalekken in door AI gegenereerde content. Dit risico kan van grote impact worden als het gaat om gevoelige informatie of persoonsgegevens. Maak gebruikers daarom bewust om kritisch te kijken naar de content die door Copilot wordt gegenereerd, ook op het gebied van gevoelige informatie. Om hier meer grip op te krijgen is het raadzaam te werken met gevoeligheid labels en daaraan te koppelen beleidsregels in de Microsoft 365 omgeving.

3. Biasrisico’s. AI-systemen kunnen onbedoeld vooroordelen bevatten die de besluitvorming kunnen beïnvloeden. Dit kan leiden tot discriminatie en ongelijkheid. Gebruik van AI bij, bijvoorbeeld het beoordelen van CV’s kan ongewild onderscheid gemaakt worden op geslacht, ras of religie. Dit is mogelijk in strijd met wet- en regelgeving. Wees daarom voorzichtig bij de implementatie van Copilot in bepaalde processen waarbij persoonsgegevens gebruikt worden. 

4. Transparantierisico’s. AI-systemen kunnen complex zijn en moeilijk te begrijpen. Dit kan leiden tot een gebrek aan transparantie en verantwoording in de besluitvorming. 

5. Verantwoordelijkheidsrisico’s. AI-systemen kunnen autonoom beslissingen nemen (of bepaalde content aanbieden) zonder menselijke tussenkomst. Dit kan leiden tot verantwoordelijkheidsrisico’s als er iets misgaat. Wie is verantwoordelijk en kan er überhaupt een verantwoordelijke aangewezen worden in geval van fouten? Op dit moment geven IA tools nog regelmatig foutieve antwoorden of informatie. Door deze te gebruiken, is er risico dat deze informatie op den duur verspreid wordt en als de waarheid gezien gaat worden. 

6. Risico’s op disbalans in samenwerking. Bij elke technologie is er een model te hanteren van ‘innovators’, ‘early adopters’, ‘early majority’, ‘late majority’ en ‘laggards’. Het beschrijft de mate waarop technologie wordt geaccepteerd door de tijd heen door gebruikers. Copilot voorziet onder andere in verhoging van productiviteit op basis van content generatie. Hierbij worden medewerkers geconfronteerd met niet-menselijke interactie en conversaties. Dit doet wat met de samenwerking (is er dan wel sprake van samenwerking?) en onderlinge verhoudingen. Zeker als het gaat tussen verschillende afdelingen waarbij mensen minder of geen contact hebben, of als het gaat om verschillen in organisatiestructuur. Wees daarom bewust hiervan en accepteer dat AI niet de oplossing is voor alles als het gaat om menselijke interactie.

7. Aansluiting op bestaand beleid/omgangsnormen. Wees kritisch in hoeverre de introductie van Copilot in conflict kan komen als het gaat om organisatiebeleid. Toets daarom (liefst regelmatig) het beleid en omgangsnormen binnen jouw organisatie met use-cases van het gebruik van Copilot. Als voorbeeld: als een medewerker zich ziekmeldt bij een leidinggevende, wordt dan een door AI gegeneerde e-mail geaccepteerd?

8. Betrokkenheid andere afdelingen en OR. De impact van AI is zo groot dat besluit over toepassing ervan vaak niet bij één afdeling ligt. Het is niet alleen een ICT-aangelegenheid, maar het heeft ook raakvlakken met afdelingen die gaan over risico’s en compliance en HR, het hoger management, communicatie en mogelijk ook de OR als je die hebt in jouw organisatie. De AI-technologie verandert de manier van werken, iets wat niet onderschat moet worden. De keuze en verantwoordelijkheid voor de acceptatie van de risico’s van deze technologie dient daarom bij voorkeur gezamenlijk genomen te worden.

9. Pionieren. AI bestaat al lange tijd. De toepassing ervan voor een breed publiek is echter zeer recent. De technologie staat nog, zeker op maatschappelijk vlak, in de kinderschoenen. Het professioneel gebruik ervan binnen een organisatie is daarmee nog zeer dynamisch. Stel jezelf daarom de vraag of pionieren met gloednieuwe technologie als Copilot op dit moment wenselijk is in jouw organisatie. 

10. Licentiekosten. Copilot kost rond de EUR 30,- per maand per gebruiker. Met het oog op ‘geen weg terug’ (als gebruikers eenmaal gewend zijn is het lastig de licentie weer te ontnemen), vormt dit een risico tot explosieve groei van licentiekosten.  Microsoft hanteert een agressieve strategie als het gaat om de introductie van Copilot. Wees daarom bewust van het feit dat de kosten sterk kunnen stijgen.

11. Europese wet- en regelgeving. Onlangs is een eerste voorzichtige aanzet aangenomen tot wet- en regelgeving voor AI. Dit is noodzakelijk om maatschappelijke problemen, veiligheidsrisico’s te voorkomen, maar ook de discussies rondom copyright is nog niet beslecht. De nieuwe wetgeving is een beginpunt, waarbij vanuit de politiek snelle acties worden gevraagd. Inherent daaraan is dat op relatief korte termijn hier nog veel gaat veranderen. Door de technologie op dit moment in te zetten in een kantooromgeving, kunnen mogelijk onwenselijke situaties gecreëerd worden als het gaat om wetgeving. Wees daarom bewust dat er op dit vlak veel kan veranderen in de nabije toekomst.

12. Duurzaamheid. Het gebruik van AI vereist veel rekenkracht. Daarnaast is het genereren van content qua opslag een niet te onderschatte factor. Hoewel het gebruik van AI ook op gebied van duurzaamheid voordelen op kan leveren, is dit een factor die meegenomen moet worden als duurzaamheid een belangrijke factor is in de visie van jouw organisatie. Verstandig is in deze gevallen de juiste aandacht te hebben en een inschatting te maken van de footprint van de brede inzet van AI binnen jouw organisatie.

 

Praktische tijdelijke aandachtspunten voor Copilot
Tot slot nog wat praktische tips die tijdelijk van aard zijn, omdat de verwachting is dat Microsoft dit op korte termijn gaat aanpassen:

 

• Op dit moment wordt de Nederlandse taal deels ondersteund. Dit is erg inconsistent geïmplementeerd in de verschillende Microsoft apps. Wees daarom bewust van het feit dat gebruikers hiermee te maken krijgen.
• Licenties zijn per stuk aan te schaffen vanaf een Microsoft 365 business standaard licentie. Business basic wordt niet ondersteund.
• Licenties kunnen op dit moment alleen per jaar worden afgesloten, je doet daarom direct een grotere betaling in één keer voor een jaar en niet per maand.

 

Conclusie
Het gebruik van Copilot voor Microsoft 365 is spectaculair en wellicht wel onvermijdelijk op termijn. Maar zie de introductie ervan in jouw organisatie niet als een 'IT-feestje'. Het is verstandig om de aandachtspunten hierboven mee te nemen in de introductie en implementatie van Copilot.

 

Hulp nodig hierbij? Neem vrijblijvend contact op om over het onderwerp van gedachten te wisselen!