‹ Terug

Privé of publiek een Microsoft Teams omgeving aanmaken? Hoe voorkom je eenvoudig datalekken?

Vanaf het begin heeft Microsoft Teams de mogelijk voor het aanmaken van twee typen Teams omgevingen: publiek, waarbij een Team 'open' staat om lid van te worden. Of privé, waarbij een eigenaar van het Team bepaalt wie er lid mag worden.

Dit model werkt en zorgt ervoor dat je Teams omgevingen kan configureren als een plek om met beperkte groepen samen te kunnen werken, bijvoorbeeld in een project, of werkgroep. En je kan Teams inzetten als breder communicatiemiddel voor grote groepen mensen als afdelingen of complete organisaties. Denk aan communities, of informatie die verspreid moet worden.

De keuze voor het een of ander lijkt logisch, maar toch gaat het hier regelmatig mis. En dat kan vervelende gevolgen hebben.

Als gebruikers zelf Teams omgevingen aan mogen maken, kan het voorkomen dat de terminologie niet goed geïnterpreteerd wordt. Privé wordt soms gezien als 'persoonlijk' en publiek als 'samenwerken met anderen'. Want ja, je kan ook nog kiezen voor 'hele organisatie' in sommige gevallen.

Natuurlijk staat in de omschrijving duidelijk wat welke keuze betekent, maar meer dan eens heb ik meegemaakt dat de gebruiker niet goed leest, en kiest voor publiek in de veronderstelling dat dit bedoeld is om samen te werken met anderen. Of soms ook gewoon niet realiseert welke impact een keuze heeft.

En dan is de kans op een datalek groot! Want vrijwel altijd wordt op zo'n moment informatie gedeeld met grote groepen mensen, wat niet de bedoeling is. Dat kan pijnlijk zijn, maar kan ook veel tijd en dus geld kosten.

Dus is het van belang dat:
🙋‍♂️ Je gebruikers goede instructies geeft, of mogelijk zelf de keuze wil maken om de optie voor het aanmaken van Teams uit te zetten.
🏷️ Je (als je de licenties hebt) wil werken met classificatie labels, waarbij de keuze voor privé en publiek afhankelijk gemaakt kan worden van het gekozen label.
📄 Je periodiek de privacy-instellingen van al je Teams omgeving wil controleren, rapporteren én fixen indien nodig.

✅ Resultaat: datalekken worden voorkomen.