Uitgelegd: de 5000 items limiet in SharePoint lijsten

Elke week komt het onderwerp wel een keer ter sprake: de 5.000 items limiet in SharePoint lijsten. De ‘limiet’ is inmiddels berucht en vrijwel altijd eindigt een poging tot uitleg bij gebruikers tot onbegrip en teleurstelling. Hoe kan het immers dat zo’n uitgebreid platform als Office 365, stuk gaat op meer dan 5.000 documenten in een lijst? Het is een ongemakkelijke situatie en zit de adoptie van SharePoint soms flink in de weg.

Daarom tijd om een compleet overzicht van het waar, hoe en waarom van de 5.000 item limiet in SharePoint lijsten!

Limiet? Welke limiet?

Een terechte vraag. Uit de documentatie van Microsoft over SharePoint Online staat immers:

op een lijst kunnen maximaal 30 miljoen items staan en een bibliotheek kan maximaal 30 miljoen bestanden en mappen bevatten – bron

Dit betekent dat in praktijk de limiet van lijsten vrijwel onbeperkt is. Echter, lijsten in SharePoint Online bevatten standaard een drempelwaarde van 5.000 items. In SharePoint online is deze drempelwaarde in tegenstelling tot de server versies van SharePoint, niet aan te passen door beheerders.

En wat blijkt: na wat verder zoeken, blijkt dit toch een limiet te zijn volgens de documentatie van Microsoft:

U kunt maximaal 30 miljoen items of documenten opslaan in een lijst of bibliotheek van SharePoint. Aan de hand van de volgende tips kunt u de gewenste informatie opvragen en toch binnen de limiet van 5000 items blijven, waarmee u voorkomt dat de drempelwaarde voor lijstweergave wordt overschreden. – bron

Hoe zit het nou? Is er nu wel of geen limiet? De waarheid is dat er geen 5.000 item limiet zit op de lijst, maar wel op het aantal items dat in één keer kan weergegeven worden. Hier zit de essentie van de 5.000 item limiet in.

Kan ik de limiet omzeilen?

De 5.000 items limiet is veel besproken op internet. In UserVoice (feedback aan Microsoft door gebruikers) is er veel gestemd op het oplossen van dit probleem. Echter, Microsoft heeft daar ook aangegeven dat de limiet waarschijnlijk blijft bestaan:

The 5,000 item threshold is likely here to stay. We are aware that it takes awareness on both sides to get past this limitation: list owners have to build the right fields, indices, and indexed views so that end user queries can run successfully in large lists. And then, end users have to run the correct queries – they can’t just open the root of the list, they have to use a filtered, indexed view.

Er is een aantal oplossingen om het probleem de omzeilen:

  • In geval van document bibliotheken, deel de bestanden dan op in folders of document sets. Standaard zal SharePoint alleen de inhoud van de huidige folder weergeven en daarmee minder items (als het goed is ingedeeld). Hiermee is direct de volgende optie aangestipt:
  • Gebruik filters in de (standaard) weergaven. Door een filter in te stellen op de lijst op basis van metadata, zullen het aantal items dat wordt teruggeven beperkt worden. Uiteraard moet ook hier goed gekeken worden dat het aantal de 5.000 items niet overschrijdt.
  • Maak indexen aan. Indien je werkt met veel items in een lijst, kan het handig zijn om indexen aan te leggen op een kolom. Hiermee kunnen queries op items sneller worden ingeladen en zal de gebruikerservaring verbeteren.

Microsoft geeft ook aan dat het gebruik van een Documentencentrum een mogelijke oplossing is. In dit template wordt namelijk slim gebruik gemaakt van het zoeken en bewerken van documenten, waardoor een gebruik minder snel tegen de limiet aan loopt. Echter, de ervaring leert dat in veel scenario’s dit meer een “workaround” is, dan een gedegen, goede oplossing voor het 5.000 items probleem.

Hoe zit het met de OneDrive synchronisatie?

Een ander punt waar rekening mee gehouden moet worden bij het omzeilen van de 5.000 item limiet in lijsten, zijn de limieten voor het gebruik van de OneDrive offline synchronisatie applicatie. Hiermee is het mogelijk om document bibliotheken te synchroniseren. Deze synchronisatie kan met grote aantallen bestanden ook een beperking geven:

Hoewel SharePoint Online 30 miljoen documenten per bibliotheek kan opslaan, kan de synchronisatie-prestatie van OneDrive beginnen af te nemen wanneer u meer dan 100.000 bestanden in één OneDrive voor Bedrijven-site- of teamsitebibliotheek plaatst. Om deze beperking op te lossen, moet u ervoor zorgen dat bestanden in meerdere mappen/bibliotheken worden opgeslagen. Als u meer dan 100.000 bestanden in een OneDrive voor Bedrijven site hebt, moet u mogelijk langer wachten omdat OneDrive continu synchroniseert om de synchronisatie te voltooien. – bron

Kortom, heel veel documenten in één folder is ook hier geen goed idee. Uiteraard ligt deze drempel van 100.000 documenten wel een stuk hoger.

Wat zou je adviseren dan?

Door de ongemakkelijke limiet en de problemen die het op kan leveren, is het verstandig het aantal items per lijst (of folder) te beperken. Niet alleen heb je uitgebreide SharePoint kennis nodig om lijsten met veel items goed in te richten, ook kunnen er desondanks foutmeldingen optreden bij het aanmaken van indexen of beheren van rechten. Hiervan zegt Microsoft niet heel veel, maar dit is voor een gebruiker eigenlijk niet acceptabel.

Daarnaast worden in sommige gevallen niet alle items weergegeven als deze boven een bepaald aantal komt.

Samengevat zitten er een aantal haken en ogen met het werken met grote lijsten. Probeer daarom in te schatten hoeveel items er in de loop der tijd in een lijst terecht komen. In het geval van bestanden is het aan te raden documentsets of folders te gebruiken. Ook kan het handig zijn lijsten op te delen in meerdere lijsten, in plaats van één grote lijst. Probeer, indien mogelijk, onder de grens van de 5.000 items te blijven. Zo kunnen problemen en eventuele tegenvallende performance in de lijst worden voorkomen.

In een bestaande omgevingen zou het nuttig kunnen zijn om te detecteren of de 5.000 items worden overschreven, of dat dit er aan zit te komen. Dit kan met behulp van een PowerShell script, maar ook tools als Val365 kunnen dit snel en eenvoudig inzichtelijk maken. Zo kan je problemen in de toekomst tijdig voorkomen. Meer weten hierover? Laat het mij weten!

 

Nieuwe web onderdelen (WebParts) in SharePoint

Vanaf begin november komen er nieuwe web onderdelen (WebParts) beschikbaar in SharePoint sites. Het betreft hier de ‘moderne’ sites, dus niet de klassieke SharePoint sites. De aankondiging is vorige maand al gedaan, maar worden vanaf nu uitgerold door Microsoft. Eind december zou iedereen gebruik moeten kunnen maken van de nieuwe onderdelen.

Het betreft de volgende nieuwe onderdelen:

  • Een nieuwe, grote toolbox met categorisering en zoeken (naar web onderdelen).
  • Een nieuw web onderdeel voor het ontsluiten van Microsoft Forms op je pagina.
  • Paginaopmaak web onderdelen waarmee je witruimte of een lijn tussen web onderdelen kan plaatsen
  • Het documenten web onderdeel wordt hernoemd naar ‘Bestandsvoorbeeld’ en kan bestanden weergeven. Er worden inmiddels meer dan 270 bestandstypen ondersteund.
  • Het web onderdeel ‘Gemarkeerde inhoud’ ondersteunt nu bepaalde tokens als ‘Mij’, ‘Vandaag’, etc.
  • ‘Personen’ ondersteunt nu een tweede uitgebreide omschrijving.

 

Meer weten over de moderne sites en het gebruik van Office Groups? Laat het ons weten!

Uitgelegd: Planner

Office 365 bevat inmiddels een breed scala aan ‘productivity’ tools. Een van de tools die je tot je beschikking hebt is Planner. Planner is een intuïtieve en simpele applicatie om taak gedreven projecten te doen. Als je bekend bent met tools als Trello of bijvoorbeeld Pivotal Tracker, zal Planner een herkenbare interface hebben.

Planner_Bord

Functioneel

In Planner kan je samenwerken met anderen binnen je organisatie en inzichtelijk maken welke taken zijn gepland, in behandeling zijn of zijn afgerond. Dit kan met behulp van ‘Buckets’, waarin taken kunnen worden gesleept. Naast deze buckets hebben de taken altijd een bepaalde status: ‘Niet gestart’, ‘Wordt uitgevoegd’ of ‘Voltooid’.

Planner_Taak

Het aanmaken van taken is vergelijkbaar met taken in Outlook, welke een begin en eindtijd is in te vullen en eventueel omschrijvingen en bijlagen. Naast dat een taak aan iemand kan worden toegewezen, is het ook nog eens mogelijk om bepaalde categorieën (labels) aan taken toe te kennen.

Als deze gegevens worden vervolgens gebruikt om inzichtelijk te maken wat de staat van het project is. Standaard zijn hierbij weergaven te tonen op basis van de persoon, de fase van de taken en de buckets. Ook kan de weergave als ‘bord’ worden getoond of in mooie grafieken. Kortom, afhankelijk van het doel, kunnen de taken anders worden getoond.

Het grotere plaatje

Planner is onderdeel van Office 365 en daarmee standaard beschikbaar binnen je omgeving. Dit heeft voordelen, omdat al je collega’s al bekend zijn binnen het systeem en daarmee toegang kunnen krijgen. Maar dat is niet alles. Bij het maken van een Planner wordt er een Office Group gemaakt, met daaraan een groeps e-mail gekoppeld voor conversaties, een groepsagenda, een SharePoint site voor het opslaan van bestanden en een notitieblok in OneNote. Met alle integratiemogelijkheden die dit met zich mee brengt.

Planner_Group

Maar ook andersom, bij het maken van een Microsoft Team, wordt automatisch een Planner omgeving aangemaakt. Dit betekent dus dat als je samenwerkt in een team, je deze functionaliteit er automatisch bij krijgt.

Planner_Navigatie

In de Planner tool, is daarom automatisch het complete overzicht van al je Planner taken en Planner omgevingen (Planner Hub) in te zien in de Planner omgeving. Een zeer overzichtelijke manier van werken!

Meer weten over de mogelijkheden van Planner? Neem dan contact op!

 

Microsoft To-Do uit Preview

Gebruikers krijgen op korte termijn een nieuwe applicatie er bij in Office 365: Microsoft To-Do. Microsoft To-Do is een applicatie voor taken, vergelijkbaar met de populaire app Wunderlist. Er kunnen taken worden aangemaakt, welke terug komen in Exchange Online (taken) en daarmee binnen Office 365 beschikbaar zijn.

Uiteraard kan To-Do in de browser worden gebruikt, maar er is ook een app voor op de telefoon, en de taken zijn ook in Outlook te gebruiken.

Het toekennen van To-Do kan per gebruiker worden gedaan door er wel of geen licentie aan toe te koppelen in het beheerscherm van Office 365. Tevens kan worden ingesteld of To-Do binnen de organisatie gebruik kan worden bij ‘Services en invoegtoepassingen’. Let wel, standaard krijgen alle gebruikers de app toegewezen, dus actie is vereist indien dit niet gewenst is.

todo_settings

Het is goed te weten dat deze functionaliteit leunt op Exchange Online. Hiervoor moet een gebruiker dus wel een licentie hebben. De telefoon en tablet apps kunnen hier gedownload worden.

Meer weten? Neem contact op!

Nieuw: Placeholders in OneDrive

 

Vorige week is een nieuwe update voor Windows 10 (versie 1709) uitgebracht. Deze update brengt een aantal nieuwe functionaliteiten met zich mee, waaronder verbeterde toegankelijkheid en VR/AR en 3D ondersteuning. Eén van de meest handige functionaliteiten betreft echter een update aan de OneDrive applicatie voor offline synchronisatie: ‘placeholders’, oftewel ‘bestanden on-demand’.

Wat zijn placeholders?

Placeholders zorgen ervoor dat een synchronisatie met bijvoorbeeld de persoonlijke OneDrive of een SharePoint bibliotheek gemaakt kan worden, waarmee de bestanden (als placeholder) lokaal op je PC komen te staan. Het betreft dus alleen een link, maar het gedraagt zich als het eigenlijke bestand. Bij het openen van het bestand, wordt het bestand eerst snel fysiek gedownload en dan geopend. Deze techniek zorgt ervoor dat je niet de volledige bestanden hoeft te downloaden bij een synchronisatie, maar alleen de link naar het online bestand. Dit levert zowel tijd als opslagruimte winst op! Ook heeft het een verbeterde beveiliging, omdat de meeste bestanden (zolang je ze niet gebruikt) ook niet fysiek op de harde schijf staan. Kortom, een nuttige toevoeging!

Hoe werkt het?

Na de installatie van de update, kan je de eigenschappen van OneDrive openen (via het blauwe wolkje in de taakbalk). Hierin kan de optie aangevinkt worden voor het gebruik van OneDrive met ‘Bestanden on-demand’. Zet het vinkje en je bent klaar!

onedrive_ondemand

Nadat het vinkje is aangezet, worden de bestanden anders weergegeven in de Windows Verkenner. Een wolkje betekent dat een bestand alleen online beschikbaar is. Bij wijzigingen (of bezig met synchronisatie) worden het blauwe pijltje. Indien een bestand lokaal beschikbaar is, dan is het een groen (open) vinkje.

onedrive_stages

Er zijn daarbij verschillende opties bijgekomen om de controle over de bestanden te behouden. Zo is het bij een bestand mogelijk ervoor te kiezen dat deze altijd offline beschikbaar moet zijn. Het icoontje is in dat geval een groen vinkje (dicht) geworden.

Dit laatste kan je bepalen door met de rechtermuisknop op een bestand te klikken en dan de optie ‘altijd behouden op dit apparaat’ aan te klikken.

onedrive_keep

Afwegingen

De functionaliteit is een welkome toevoeging. Het is echter belangrijk om goed te begrijpen wat de status van een bestand betekent. Er zijn immers verschillende ‘standen’ van een bestand mogelijk. Zo kan het verwarrend zijn als de bestanden in de online OneDrive anders zijn dan lokaal. Tevens moet iemand die onderweg is (en geen internet verbinding heeft) zich realiseren dat het voor kan komen dat een bestand lokaal beschikbaar lijkt te zijn, maar dat in werkelijkheid niet is. Echter, met deze weetjes in het achterhoofd is de volwassenheid van OneDrive weer een stuk verbeterd!

Lees het Microsoft artikel waarin bepaalde zaken nog wat verder worden uitgelegd. Meer weten of hulp nodig? Laat het ons weten!

 

Nieuw: kolom opmaken in SharePoint lijsten

Vanaf eind oktober zal een nieuwe (veel gevraagde) functionaliteit worden toegevoegd aan SharePoint Online: het opmaken van een kolom in SharePoint lijsten en bibliotheken. Door het toevoegen van deze optie, wordt de kolom anders weergegeven, afhankelijk van de waarde in een kolom. Denk bijvoorbeeld aan ‘stoplicht’ weergaven, waarbij groen goed is, oranje minder goed en rood slecht.

Een voorbeeld, de normale opmaak van kolommen in een lijst:

sp-columnformatting-none

En de kolommen na de opmaak:sp-columnformatting-all

De opmaak wordt gemaakt doormiddel van een ‘JSON’ regel, waarin de logica wordt gemaakt. Hierin wordt bijvoorbeeld gespecificeerd hoe je kleurtjes toe kan voegen en waar de drempelwaarden liggen. Wil je hier meer over weten, bekijk dan deze documentatie.

De volgende kolomtypen worden ondersteund:

  • Tekstregels
  • Getallen
  • Keuzelijst
  • Persoon of Groep
  • Ja/Nee waarden
  • Hyperlink
  • Afbeelding
  • Datum/tijd
  • Opzoek velden.

Uiteraard worden naast de lijsten ook documentbibliotheken ondersteund. Let wel, het betreft hier alleen lijsten met de moderne lay-out. De functionaliteit zal in november compleet uitgerold zijn.

Meer weten? Neem contact op!

OneDrive mogelijkheden voor back-up en restore

OneDrive is een onderdeel in Office 365 waarmee gebruikers een persoonlijke plek krijgen om documenten op te slaan. De documenten komen, net als met bijvoorbeeld SharePoint, online in Office 365 te staan. Zo zijn deze altijd benaderbaar.

Door gebruik te maken van de OneDrive synchronisatie applicatie, kunnen de online documenten ook offline, op de eigen omgeving, worden opgeslagen. Indien een gebruiker dan geen internet verbinding heeft, zijn de documenten nog gewoon beschikbaar. Wijzigingen worden, nadat er weer een internet verbinding is, automatisch weer gesynchroniseerd.

Hoe veilig is het?
Documenten worden opgeslagen in Office 365 op het internet. De OneDrive omgeving van een gebruiker is echter volledig afgeschermd van andere gebruikers, tenzij de gebruiker expliciet ervoor heeft gekozen documenten te delen. Zo is het mogelijk om documenten te delen met anderen, bijvoorbeeld om samen te werken.

De OneDrive omgeving is onderdeel van Office 365 en is daarom wel te beheren door de beheerders van je Office 365 omgeving. Dit betekent ook dat je organisatie wel de eindregie heeft over de documenten in OneDrive. Het is echter niet toegestaan, zonder wettige reden, door documenten te bladeren van gebruikers. Dit mag alleen gebeuren alleen in uitzonderlijke gevallen als bijvoorbeeld rechtszaken.

Worden mijn bestanden geback-upt?
OneDrive werkt anders dan de traditionele netwerkschijven, zoals gebruikers wellicht gewend zijn. Hierbij werden back-ups gemaakt, en op aanvraag konden gegevens teruggehaald worden uit het verleden. In OneDrive is er een aantal alternatieven beschikbaar voor het terughalen van gegevens.

  1. Documenten in OneDrive hebben automatisch versiebeheer ingesteld. Bewerkingen worden op de ze manier inzichtelijk gemaakt. In het geval van de noodzaak een oude versie terug te halen van een document, kan de gebruiker zelf versies uit het verleden weer terug halen. onedrive_backup_versions
  2. Indien de gebruiker een bestand heeft verwijderd, wordt deze in de prullenbak gezet van de OneDrive omgeving. Een gebruiker kan binnen 93 dagen het bestand vervolgens zelf weer terugzetten. onedrive_backup_recyclebin
  3. Indien een gebruiker een bestand heeft verwijderd op de desktop en een synchronisatie heeft met de OneDrive synchronisatie client, zal het bestand in de prullenbak van Windows worden gezet. Hier blijft het staan totdat de prullenbak wordt leeggemaakt.
  4. Indien een gebruiker de prullenbak heeft leeggemaakt van de OneDrive omgeving, dan zal het document (tijdelijk) naar een tweede prullenbak (‘prullenbak tweede stadium’) verplaatst worden. Vanuit deze prullenbak kan een document door een eigenaar alsnog worden teruggezet. onedrive_backup_recyclebin2
  5. Na verwijdering uit deze tweede prullenbak, is het document verwijderd.

 

Wat kan nog meer worden ingesteld door mijn beheerder?
Een beheerder heeft nog meer mogelijkheden voor het instellen van beleid rondom documenten in OneDrive. Zo kan een beleid worden ingesteld voor het bewaren van documenten, zodat documenten bijvoorbeeld helemaal niet verwijderd mogen worden (DLP). Tevens is het mogelijk om archivering in te stellen middels classificatie labels. Ook is mogelijk om de standaard bewaartermijnen aan te passen voor alle OneDrive omgevingen.

onedrive_backup_compliance

Wat gebeurt er met de OneDrive als een gebruiker wordt verwijderd?
Indien een gebruiker wordt verwijderd (bijvoorbeeld als deze uit dienst gaat van de organisatie), dan kan de manager van de OneDrive toegang krijgen tot de OneDrive van de gebruiker. Deze persoon krijgt hierover een e-mail. Mocht de gebruiker geen manager hebben, dan krijgt niemand deze mail maar wordt het proces wel voortgezet. Het is daarom mogelijk om een tweede eigenaar toe te kennen, deze krijgt dan dezelfde e-mail als de manager zou krijgen.

Indien de gebruiker is verwijderd, zal de OneDrive standaard binnen 30 dagen worden verwijderd. Hiervan worden de gedelegeerde eigenaren 7 dagen van te voren op de hoogte gesteld. Na verwijdering is de OneDrive nog 90 dagen beschikbaar om terug te zetten door een beheerder. Daarna is de data echt weg.

Is dit het?
Nee, is er nog een laatste uitweg, via disaster recovery. Er kan hiermee (afhankelijk van het contract met Microsoft) een aanvraag worden ingediend voor het terugzetten van een back-up van de complete OneDrive, tot 14 dagen terug. Hierbij wordt dus alleen data overschreven met de staat zoals het was van het terugzetten.

Naast al bovenstaande mogelijkheden zijn er verschillende producten die op ‘traditionele wijze’ back-up en restore kunnen uitvoeren. Hieraan zitten uiteraard kosten verbonden.

Meer weten over OneDrive en hoe dat in jouw organisatie ingericht kan worden? Neem dan contact op!

Let op: SharePoint 2013 (mainstream) support eindigt in april 2018

Maak je gebruik van SharePoint 2013? Let dan op dat de (mainstream) support van SharePoint 2013 over 6 maanden eindigt, op 10 april 2018. De zogenaamde ‘extended support’ zal lopen tot 11 april 2023. Het gaat hier over SharePoint 2013 installaties met de laatste updates (Service Pack 1). Kortweg zal Microsoft vanaf april alleen nog maar security updates uitbrengen voor SharePoint 2013, als dat nodig is.

Traditioneel brengt Microsoft elke drie jaar een nieuwe versie uit van SharePoint. Als je gebruik maakt van SharePoint 2013, is dit de tijd om te bekijken of een upgrade naar SharePoint 2016 gewenst is, óf dat natuurlijk een overstap naar SharePoint Online (Office 365) een mogelijkheid is.

In SharePoint Online hoef je je geen zorgen meer te maken over het installeren van updates of migraties naar nieuwe versies. De software blijft in Office 365 altijd up-to-date, waarmee grote migratie projecten tot het verleden behoren. Uiteraard is de keuze om te gaan werken in de cloud afhankelijk van de situatie van je organisatie.

Wil je meer weten over de impact van deze aankondiging voor jouw omgeving, of overweeg je om over te stappen op Office 365? Laat het dan even weten. We kunnen je dan vrijblijvend adviseren.

Meer informatie over support van Microsoft op SharePoint 2013: https://support.microsoft.com/en-us/lifecycle/search?alpha=sharepoint%202013

 

Subsites of Site Collecties: wat is wijsheid?

Bij het bedenken van een handige structuur voor de indeling van een SharePoint site, komt het al snel ter sprake: hoe gaan we de sites inrichten? Zo kan het handig zijn een relatie te maken tussen verschillende sites van hetzelfde type (bijvoorbeeld projecten) met daarbij de hoofdsite als portaal of een intranet omgeving met bijvoorbeeld bedrijfsonderdelen als subsites. Vaak komt het er op neer dat een hoofdsite inhoud samengevat moet weergegeven welke op de onderliggende sites aanwezig is. Traditioneel is daarbij het hebben van subsites een logische indeling. Het is immers handig om door te klikken in de structuur en het aanmaken van subsites gaat eenvoudig en snel.

Met de introductie van de zogenaamde ‘Modern Sites’, komt het gebruik van subsites echter steeds vaker ter discussie te staan. Zo word het aanmaken van nieuwe site collecties erg eenvoudig gemaakt, worden rechten goed ingeregeld d.m.v. groepen en classificatie van de sites en zorgt de techniek ervoor dat de relatie eenvoudiger kan worden gelegd met andere site collecties. Met de aankondiging van Hub Sites wordt het zelfs nog makkelijk om content te aggregeren op een centrale site. Kortom: de noodzaak van subsites wordt steeds kleiner.

Daarnaast kleven er wat onhandigheden aan het gebruik van subsites:

  • De rechtenstructuur is niet erg inzichtelijk. Het is lastig om per site de rechten de doorgronden, wat tot mogelijke fouten kan leiden als het gaat om beveiliging.
  • Het beheer van (sub)sites wordt lastiger, zeker als je niet weer hoeveel en in hoeveel lagen er subsites aanwezig zijn.
  • Er is geen eenduidige navigatie voor de gebruiker. Het is voor de gebruiker lastig te doorgronden waar hij/zij zich bevindt in de site, zeker als de structuur meerdere lagen diep gaat.

Met de introductie van moderne sites is het daarom aan te raden kritisch te zijn op het gebruik van subsites. Microsoft zelf beweegt zich (qua interface en techniek) ook steeds meer naar een wereld met veel site collecties en zonder subsites. Zo strookt het gebruik Office Groups niet met een indeling in subsites als het gaat om rechten en bijvoorbeeld conversaties en distributielijsten. Ook nieuwe onderdelen in Office 365 als Communicatie sites, Planner en Teams, zijn gebaseerd op een platte structuur zonder sub sites.

Conclusie

Met de ontwikkeling die in Office 365 plaatsvindt, is het af te raden een SharePointstructuur te baseren op subsites. Als het even kan is het verstandig aparte site collecties te maken zodat rechten, classificaties en Office Group functionaliteit goed wordt benut. Het is niet direct nodig bestaande structuren om te gaan bouwen; SharePoint werkt prima in deze structuur. Het is echter verstandig bij een nieuwe opzet goed na te denken of een structuur met subsites gewenst is.

Wil je dat we met je meedenken over dit vraagstuk? Neem dan contact op!

 

 

Uitgelegd: Delve

Microsoft Delve is een functie in Office 365 waarmee gebruikers inzicht kunnen krijgen in hun eigen werk en dat van collega’s. Delve werkt door middel van slimme algoritmes, die bepalen welke mensen en content relevant zijn voor jou als persoon. Dit betekent dat je op één plek toegang hebt tot je directe collega’s en hetgeen waaraan zij op dat moment werken. Uiteraard alleen als dat qua rechten mag, en je collega dit niet heeft afgeschermd!

Delve_2

Waar vind ik Delve?

Delve is benaderbaar op verschillende manieren. Allereerst is het mogelijk Delve in de browser te openen via de ‘App Launcher’ (blokjes) linksboven in Office 365, en dan te kiezen voor ‘Delve’.

Het overzicht van personen, jouw documenten en die van je collega’s zijn hiermee direct in te zien. Tevens is het mogelijk om Delve te benaderen via een app op je telefoon, tablet of Windows. Zoek hiervoor in de store op “Delve”. Na het downloaden zal je moeten inloggen en authentiseren om toegang te krijgen tot de informatie in Office 365.

Wat kan ik met Delve?

Als Delve opent, kom je in een overzicht terecht waarin direct de mensen en content getoond worden die voor jou als persoon relevant zijn. Dit zijn zaken als:

  • Collega’s waarmee je samenwerkt;
  • Je recente documenten, maar ook documenten waar collega’s aan werken;
  • Je “borden” (boards), groeperingen van favorieten vergelijkbaar met bijvoorbeeld borden op Pinterest. Zo kan je per onderwerp je veelgebruikte links (naar documenten) toevoegen.

Door in de zoekbalk te klikken linksboven, krijg je de mogelijkheid om te zoeken. Direct zie je ook hier het onderscheid tussen personen (collega’s waarmee je veel samenwerkt), documenten (waaraan jij en je collega’s werken) en borden.

Delve toont deze informatie omdat het weet welke interacties er zijn geweest in het verleden. Delve combineert hierbij relaties als ‘aan welke documenten werk ik?’, ‘waar bevind ik me in de organisatiestructuur?’ en ‘aan welke documenten werken collega’s die zich op dezelfde plek in de organisatie bevinden?’, etc..

Hoe kan ik mijn documenten afschermen?

Delve is volkomen veilig; het toont alleen de content waarop jij als persoon rechten hebt. Wel wordt inzichtelijk gemaakt welke documenten qua rechten toegankelijk zijn. Het kan dus zijn dat een document op de verkeerde plek of wijze is opgeslagen, waarmee het onbedoeld zichtbaar wordt voor anderen. Mocht dat in jouw geval voorkomen, dan is het mogelijk om het document uit te sluiten in Delve door het bijvoorbeeld op een afgeschermde site te plaatsen of in je eigen OneDrive.

Mocht je helemaal geen documenten van jezelf zichtbaar willen maken, dan is het ook mogelijk om dit in te stellen. Ga hiervoor in Delve naar het tandwieltje rechtsboven en selecteer ‘Functie-instellingen’ (Feature Settings). Kies vervolgens om de documenten niet meer te tonen in Delve. Let wel op, indien documenten niet zichtbaar mogen zijn voor anderen, is dit geen goede oplossing; andere gebruikers kunnen hiermee nog gewoon een document openen, alleen wordt het niet meer getoond in Delve.

Delve_3

Is het veilig?

Jazeker! Kijk hier voor gedetailleerde informatie over de beveiliging en rechten en het instellen ervan.

Wil je hulp bij het gebruik van Delve? Neem dan contact op met Bitspraak.