Blog

Security issue? Het verwijderen van bestanden met OneDrive Synchronisatie is niet altijd wat je denkt!

Met de OneDrive synchronisatie applicatie is het mogelijk om OneDrive omgeving en SharePoint bibliotheken te synchroniseren met de lokale werkstation. Dit is een heel mooi en krachtig mechanisme waarmee de adoptie van online werken sterk wordt bevorderd. Het wordt hiermee namelijk erg makkelijk om te werken met bestanden in SharePoint of OneDrive.

Zo is het mogelijk dat meerdere gebruikers dezelfde bibliotheken synchroniseren. Erg handig dus, want wijzigingen van anderen worden direct verwerkt op je eigen lokale omgeving.

Echter, hier zitten ook wat nadelen aan. Waar een van mijn klanten mee te maken kreeg is het volgende scenario:

  • Meerdere mensen hebben dezelfde SharePoint bibliotheek gesynchroniseerd.
  • Een van de gebruikers plaatst, per ongeluk, een vertrouwelijk document in de bibliotheek.
  • Deze wordt snel weer verwijderd uit SharePoint, en dus ook weer van de lokale machines van andere gebruikers.

Maar wat is er daadwerkelijk gebeurd? Ten eerste heeft elke gebruiker het bestand lokaal op zijn machine gekregen. De verwijderactie in SharePoint heeft ervoor gezorgd dat het bestand ook bij elke gebruiker wordt verwijderd. Echter, deze bestanden worden lokaal bij iedereen in de Windows Prullenbak geplaatst. Fysiek niet verdwenen dus.

N.a.v. dit gedrag werden de volgende acties uitgevoerd:

  • De gebruiker heeft de prullenbak in SharePoint (waar het document nog in stond) geleegd. Ook de site collectie prullenbak werd geleegd. Hiermee is het bestand daadwerkelijk uit de SharePoint site verwijderd, tenzij DLP beleid anders is geconfigureerd. Dit is in dit scenario niet het geval.
  • Tevens heeft de gebruiker zijn eigen prullenbak in Windows geleegd.

onedrive_delete2

In de beleving van de gebruiker is het document nu écht weg en verwijderd. Echter, het verwijderde document is nog niet verwijderd uit de lokale prullenbakken op de werkplekken van de andere gebruikers. Gebruikers kunnen de documenten vanuit de Windows prullenbak weer terugzetten in hun lokale OneDrive folder, waarmee het document ook weer in SharePoint terecht komt.

onedrive_delete3

Kortom, een mogelijk security gat, waarbij gebruikers niet altijd inzichtelijk krijgen wat er met een bestand gedaan wordt. Omdat het Office 365 Compliance & Security center ook niet fysiek op de computer van gebruikers controleert, is ook lastig te achterhalen wat er met het bestand gebeurt.

Hoe hiermee om te gaan? Vooralsnog is er een aantal mogelijkheden om grip te krijgen op dit verschijnsel.

  • De prullenbak bij alle gebruikers die synchroniseren legen. Dit is natuurlijk bewerkelijk en zal lastiger worden naarmate er meer gebruiker bij betrokken zijn.
  • (AIP) Azure Information Protection / IRM (Information Rights Management) implementeren voor dergelijk vertrouwelijke documenten. Hiermee kan centraal geregeld worden wat er met een bestand gedaan mag worden. Onder andere kunnen dan bijvoorbeeld op centraal niveau de rechten van gebruikers worden ingetrokken. Het document wordt dan onbruikbaar. Deze methode is waterdicht, maar behoeft wel enige kennis en energie om te implementeren.
  • Als derde optie, een work-around, het bestand in eerste plaats niet weg gooien (want dan belandt het in de prullenbak), maar de inhoud van het document verwijderen en vervolgens het document verwijderen. Let er bij deze methode wel op dat oude versies ook niet bewaard worden in SharePoint.

Samengevat is het een probleem als er fouten worden gemaakt met het plaatsen van bepaalde (vertrouwelijke) documenten op de verkeerde plek, in combinatie met synchronisatie van OneDrive. Ik ben daarom ook erg benieuwd naar jullie ervaringen en ideeën over dit probleem. Laat het me weten!

Uitgelegd: Microsoft Whiteboard

Sinds kort is een nieuwe tool in preview: Microsoft Whiteboard. Met deze tool is het mogelijk om een whiteboard te starten en daarop mooie tekeningen te maken met behulp van een aanraakscherm. Tot voor kort was deze tool alleen beschikbaar op de Surface Hub, maar nu dus ook op een gewone PC!

Om dit uit te proberen moet er een aantal stappen worden gedaan. Ten eerste moet de Windows 10 app uit de Windows Store geïnstalleerd worden. Let op, dat je de preview installeert.

Na installatie kan de app worden geopend, maar zal deze (bij het inloggen) waarschijnlijk een foutmelding geven. Dit komt omdat deze in je Office 365 tenant geactiveerd moet worden. Ga hiervoor naar de admin portal en klik bij ‘Instellingen’ op ‘Services en invoegtoepassingen‘. Activeer vervolgens de optie bij ‘Microsoft Whiteboard’.

whiteboard

whiteboard2

Probeer vervolgens opnieuw in te loggen in de app en je krijgt een whiteboard te zien.

whiteboard3

Met de verschillende kleuren en stiften, kan je vervolgens het whiteboard gebruiken. Er zitten wat handigheidjes in als bijvoorbeeld de liniaal, zodat je rechte lijnen kan trekken. Tevens is het mogelijk om iemand uit te nodigen om samen op een whiteboard te werken via de optie om te delen (links van je naam).

whiteboard4

Whiteboards worden online opgeslagen en je kan meerdere whiteboards aanmaken. Erg handig voor overleggen met de Surface Hub of ander Windows 10 aanraakscherm!

Meer weten over Microsoft Whiteboard? Neem contact op!

 

 

Uitgelegd: Microsoft Bookings

Sinds vorige week is het mogelijk om een nieuwe tool te gebruiken binnen Office 365: Microsoft Bookings. Bookings is een applicatie waarmee je klanten online afspraken in kan laten plannen. Deze afspraken kunnen direct of achteraf gekoppeld worden aan medewerkers. Uiteraard direct in Outlook!

Een hele handige functionaliteit dus voor bedrijven die de optie willen bieden aan klanten om afspraken te plannen. In een notendop werkt Bookings als volgt:

Activeren Bookings

In de Business Premium licentie is Bookings ingesteld en beschikbaar voor gebruik. Het in en uitschakelen is mogelijk vanuit het Beheercentrum (instellingen). Gebruikers kunnen vervolgens een licentie toegekend krijgen waarna Bookings is te gebruiken.

Voor E3 en E5 licenties is het ook mogelijk te gebruiken. Hiervoor dient echter wel eerst de ‘Business Apps (Free)’ dienst te worden ‘gekocht’. Gratis dus aan te zetten.

Instellen

Na het activeren is Bookings in te stellen.

booking_plannen_admin

Het instellen is relatief eenvoudig: geef aan welke dagen en tijden er gereserveerd kan worden. Voeg medewerkers toe die ingepland kunnen worden. Maak een ‘service’ aan (eventueel gekoppeld aan een prijs). Een service is een dienst van een bepaalde tijdsduur, welke klanten kunnen boeken. Dit kunnen er ook meerdere zijn.

Publiceren

Maak vervolgens de reserveringspagina met een logo en kleurstelling, en wat andere opties en publiceer deze. Dit kan op je eigen website (insluiten), via een link, maar bijvoorbeeld ook op de Facebook pagina van een bedrijf. Doordat er gereserveerd wordt in dezelfde agenda, kunnen meerdere kanalen worden gebruikt.

Tevens is het mogelijk om e-mail notificaties in te stellen, welke gebruikers en medewerkers krijgen bij een reservering. Ook is het bijvoorbeeld mogelijk om in te stellen dat een dag van te voren nog een herinnering verstuurd wordt.

Reserveren

Nu kunnen klanten een reservering maken.

booking_plannen

Nadat de klant de gegevens heeft ingevuld (zie afbeelding), kan op reserveren geklikt worden. De afspraak wordt dan ingepland.

booking_plannen_2

Ook krijgt de klant een bevestigingsemail met daarin een agenda item, zodat deze direct in de agenda geplaatst kan worden.

booking_plannen_3

Afspraak beheren

Aan de achterkant van de reserveringspagina is de afspraak vervolgens te beheren. Vanuit Bookings is de agenda te openen en in te zien welke medewerker wanneer is ingepland. Uiteraard in Outlook!

booking_plannen_admin2

De toevoeging is een hele nuttige. Veel organisaties werken met online agenda’s, veelal in Google Calendar. Nu Microsoft Bookings onderdeel is van Office 365, is er weer een dienst volledig geïntegreerd in de organisatie.

Wil je meer weten of ook Bookings gaan gebruiken? Neem contact op voor meer informatie!

 

Uitgelegd: de 5000 items limiet in SharePoint lijsten

Elke week komt het onderwerp wel een keer ter sprake: de 5.000 items limiet in SharePoint lijsten. De ‘limiet’ is inmiddels berucht en vrijwel altijd eindigt een poging tot uitleg bij gebruikers tot onbegrip en teleurstelling. Hoe kan het immers dat zo’n uitgebreid platform als Office 365, stuk gaat op meer dan 5.000 documenten in een lijst? Het is een ongemakkelijke situatie en zit de adoptie van SharePoint soms flink in de weg.

Daarom tijd om een compleet overzicht van het waar, hoe en waarom van de 5.000 item limiet in SharePoint lijsten!

Limiet? Welke limiet?

Een terechte vraag. Uit de documentatie van Microsoft over SharePoint Online staat immers:

op een lijst kunnen maximaal 30 miljoen items staan en een bibliotheek kan maximaal 30 miljoen bestanden en mappen bevatten – bron

Dit betekent dat in praktijk de limiet van lijsten vrijwel onbeperkt is. Echter, lijsten in SharePoint Online bevatten standaard een drempelwaarde van 5.000 items. In SharePoint online is deze drempelwaarde in tegenstelling tot de server versies van SharePoint, niet aan te passen door beheerders.

En wat blijkt: na wat verder zoeken, blijkt dit toch een limiet te zijn volgens de documentatie van Microsoft:

U kunt maximaal 30 miljoen items of documenten opslaan in een lijst of bibliotheek van SharePoint. Aan de hand van de volgende tips kunt u de gewenste informatie opvragen en toch binnen de limiet van 5000 items blijven, waarmee u voorkomt dat de drempelwaarde voor lijstweergave wordt overschreden. – bron

Hoe zit het nou? Is er nu wel of geen limiet? De waarheid is dat er geen 5.000 item limiet zit op de lijst, maar wel op het aantal items dat in één keer kan weergegeven worden. Hier zit de essentie van de 5.000 item limiet in.

Kan ik de limiet omzeilen?

De 5.000 items limiet is veel besproken op internet. In UserVoice (feedback aan Microsoft door gebruikers) is er veel gestemd op het oplossen van dit probleem. Echter, Microsoft heeft daar ook aangegeven dat de limiet waarschijnlijk blijft bestaan:

The 5,000 item threshold is likely here to stay. We are aware that it takes awareness on both sides to get past this limitation: list owners have to build the right fields, indices, and indexed views so that end user queries can run successfully in large lists. And then, end users have to run the correct queries – they can’t just open the root of the list, they have to use a filtered, indexed view.

Er is een aantal oplossingen om het probleem de omzeilen:

  • In geval van document bibliotheken, deel de bestanden dan op in folders of document sets. Standaard zal SharePoint alleen de inhoud van de huidige folder weergeven en daarmee minder items (als het goed is ingedeeld). Hiermee is direct de volgende optie aangestipt:
  • Gebruik filters in de (standaard) weergaven. Door een filter in te stellen op de lijst op basis van metadata, zullen het aantal items dat wordt teruggeven beperkt worden. Uiteraard moet ook hier goed gekeken worden dat het aantal de 5.000 items niet overschrijdt.
  • Maak indexen aan. Indien je werkt met veel items in een lijst, kan het handig zijn om indexen aan te leggen op een kolom. Hiermee kunnen queries op items sneller worden ingeladen en zal de gebruikerservaring verbeteren.

Microsoft geeft ook aan dat het gebruik van een Documentencentrum een mogelijke oplossing is. In dit template wordt namelijk slim gebruik gemaakt van het zoeken en bewerken van documenten, waardoor een gebruik minder snel tegen de limiet aan loopt. Echter, de ervaring leert dat in veel scenario’s dit meer een “workaround” is, dan een gedegen, goede oplossing voor het 5.000 items probleem.

Hoe zit het met de OneDrive synchronisatie?

Een ander punt waar rekening mee gehouden moet worden bij het omzeilen van de 5.000 item limiet in lijsten, zijn de limieten voor het gebruik van de OneDrive offline synchronisatie applicatie. Hiermee is het mogelijk om document bibliotheken te synchroniseren. Deze synchronisatie kan met grote aantallen bestanden ook een beperking geven:

Hoewel SharePoint Online 30 miljoen documenten per bibliotheek kan opslaan, kan de synchronisatie-prestatie van OneDrive beginnen af te nemen wanneer u meer dan 100.000 bestanden in één OneDrive voor Bedrijven-site- of teamsitebibliotheek plaatst. Om deze beperking op te lossen, moet u ervoor zorgen dat bestanden in meerdere mappen/bibliotheken worden opgeslagen. Als u meer dan 100.000 bestanden in een OneDrive voor Bedrijven site hebt, moet u mogelijk langer wachten omdat OneDrive continu synchroniseert om de synchronisatie te voltooien. – bron

Kortom, heel veel documenten in één folder is ook hier geen goed idee. Uiteraard ligt deze drempel van 100.000 documenten wel een stuk hoger.

Wat zou je adviseren dan?

Door de ongemakkelijke limiet en de problemen die het op kan leveren, is het verstandig het aantal items per lijst (of folder) te beperken. Niet alleen heb je uitgebreide SharePoint kennis nodig om lijsten met veel items goed in te richten, ook kunnen er desondanks foutmeldingen optreden bij het aanmaken van indexen of beheren van rechten. Hiervan zegt Microsoft niet heel veel, maar dit is voor een gebruiker eigenlijk niet acceptabel.

Daarnaast worden in sommige gevallen niet alle items weergegeven als deze boven een bepaald aantal komt.

Samengevat zitten er een aantal haken en ogen met het werken met grote lijsten. Probeer daarom in te schatten hoeveel items er in de loop der tijd in een lijst terecht komen. In het geval van bestanden is het aan te raden documentsets of folders te gebruiken. Ook kan het handig zijn lijsten op te delen in meerdere lijsten, in plaats van één grote lijst. Probeer, indien mogelijk, onder de grens van de 5.000 items te blijven. Zo kunnen problemen en eventuele tegenvallende performance in de lijst worden voorkomen.

In een bestaande omgevingen zou het nuttig kunnen zijn om te detecteren of de 5.000 items worden overschreven, of dat dit er aan zit te komen. Dit kan met behulp van een PowerShell script, maar ook tools als Val365 kunnen dit snel en eenvoudig inzichtelijk maken. Zo kan je problemen in de toekomst tijdig voorkomen. Meer weten hierover? Laat het mij weten!

 

Nieuwe web onderdelen (WebParts) in SharePoint

Vanaf begin november komen er nieuwe web onderdelen (WebParts) beschikbaar in SharePoint sites. Het betreft hier de ‘moderne’ sites, dus niet de klassieke SharePoint sites. De aankondiging is vorige maand al gedaan, maar worden vanaf nu uitgerold door Microsoft. Eind december zou iedereen gebruik moeten kunnen maken van de nieuwe onderdelen.

Het betreft de volgende nieuwe onderdelen:

  • Een nieuwe, grote toolbox met categorisering en zoeken (naar web onderdelen).
  • Een nieuw web onderdeel voor het ontsluiten van Microsoft Forms op je pagina.
  • Paginaopmaak web onderdelen waarmee je witruimte of een lijn tussen web onderdelen kan plaatsen
  • Het documenten web onderdeel wordt hernoemd naar ‘Bestandsvoorbeeld’ en kan bestanden weergeven. Er worden inmiddels meer dan 270 bestandstypen ondersteund.
  • Het web onderdeel ‘Gemarkeerde inhoud’ ondersteunt nu bepaalde tokens als ‘Mij’, ‘Vandaag’, etc.
  • ‘Personen’ ondersteunt nu een tweede uitgebreide omschrijving.

 

Meer weten over de moderne sites en het gebruik van Office Groups? Laat het ons weten!

Uitgelegd: Planner

Office 365 bevat inmiddels een breed scala aan ‘productivity’ tools. Een van de tools die je tot je beschikking hebt is Planner. Planner is een intuïtieve en simpele applicatie om taak gedreven projecten te doen. Als je bekend bent met tools als Trello of bijvoorbeeld Pivotal Tracker, zal Planner een herkenbare interface hebben.

Planner_Bord

Functioneel

In Planner kan je samenwerken met anderen binnen je organisatie en inzichtelijk maken welke taken zijn gepland, in behandeling zijn of zijn afgerond. Dit kan met behulp van ‘Buckets’, waarin taken kunnen worden gesleept. Naast deze buckets hebben de taken altijd een bepaalde status: ‘Niet gestart’, ‘Wordt uitgevoegd’ of ‘Voltooid’.

Planner_Taak

Het aanmaken van taken is vergelijkbaar met taken in Outlook, welke een begin en eindtijd is in te vullen en eventueel omschrijvingen en bijlagen. Naast dat een taak aan iemand kan worden toegewezen, is het ook nog eens mogelijk om bepaalde categorieën (labels) aan taken toe te kennen.

Als deze gegevens worden vervolgens gebruikt om inzichtelijk te maken wat de staat van het project is. Standaard zijn hierbij weergaven te tonen op basis van de persoon, de fase van de taken en de buckets. Ook kan de weergave als ‘bord’ worden getoond of in mooie grafieken. Kortom, afhankelijk van het doel, kunnen de taken anders worden getoond.

Het grotere plaatje

Planner is onderdeel van Office 365 en daarmee standaard beschikbaar binnen je omgeving. Dit heeft voordelen, omdat al je collega’s al bekend zijn binnen het systeem en daarmee toegang kunnen krijgen. Maar dat is niet alles. Bij het maken van een Planner wordt er een Office Group gemaakt, met daaraan een groeps e-mail gekoppeld voor conversaties, een groepsagenda, een SharePoint site voor het opslaan van bestanden en een notitieblok in OneNote. Met alle integratiemogelijkheden die dit met zich mee brengt.

Planner_Group

Maar ook andersom, bij het maken van een Microsoft Team, wordt automatisch een Planner omgeving aangemaakt. Dit betekent dus dat als je samenwerkt in een team, je deze functionaliteit er automatisch bij krijgt.

Planner_Navigatie

In de Planner tool, is daarom automatisch het complete overzicht van al je Planner taken en Planner omgevingen (Planner Hub) in te zien in de Planner omgeving. Een zeer overzichtelijke manier van werken!

Meer weten over de mogelijkheden van Planner? Neem dan contact op!

 

Microsoft To-Do uit Preview

Gebruikers krijgen op korte termijn een nieuwe applicatie er bij in Office 365: Microsoft To-Do. Microsoft To-Do is een applicatie voor taken, vergelijkbaar met de populaire app Wunderlist. Er kunnen taken worden aangemaakt, welke terug komen in Exchange Online (taken) en daarmee binnen Office 365 beschikbaar zijn.

Uiteraard kan To-Do in de browser worden gebruikt, maar er is ook een app voor op de telefoon, en de taken zijn ook in Outlook te gebruiken.

Het toekennen van To-Do kan per gebruiker worden gedaan door er wel of geen licentie aan toe te koppelen in het beheerscherm van Office 365. Tevens kan worden ingesteld of To-Do binnen de organisatie gebruik kan worden bij ‘Services en invoegtoepassingen’. Let wel, standaard krijgen alle gebruikers de app toegewezen, dus actie is vereist indien dit niet gewenst is.

todo_settings

Het is goed te weten dat deze functionaliteit leunt op Exchange Online. Hiervoor moet een gebruiker dus wel een licentie hebben. De telefoon en tablet apps kunnen hier gedownload worden.

Meer weten? Neem contact op!

Nieuw: Placeholders in OneDrive

 

Vorige week is een nieuwe update voor Windows 10 (versie 1709) uitgebracht. Deze update brengt een aantal nieuwe functionaliteiten met zich mee, waaronder verbeterde toegankelijkheid en VR/AR en 3D ondersteuning. Eén van de meest handige functionaliteiten betreft echter een update aan de OneDrive applicatie voor offline synchronisatie: ‘placeholders’, oftewel ‘bestanden on-demand’.

Wat zijn placeholders?

Placeholders zorgen ervoor dat een synchronisatie met bijvoorbeeld de persoonlijke OneDrive of een SharePoint bibliotheek gemaakt kan worden, waarmee de bestanden (als placeholder) lokaal op je PC komen te staan. Het betreft dus alleen een link, maar het gedraagt zich als het eigenlijke bestand. Bij het openen van het bestand, wordt het bestand eerst snel fysiek gedownload en dan geopend. Deze techniek zorgt ervoor dat je niet de volledige bestanden hoeft te downloaden bij een synchronisatie, maar alleen de link naar het online bestand. Dit levert zowel tijd als opslagruimte winst op! Ook heeft het een verbeterde beveiliging, omdat de meeste bestanden (zolang je ze niet gebruikt) ook niet fysiek op de harde schijf staan. Kortom, een nuttige toevoeging!

Hoe werkt het?

Na de installatie van de update, kan je de eigenschappen van OneDrive openen (via het blauwe wolkje in de taakbalk). Hierin kan de optie aangevinkt worden voor het gebruik van OneDrive met ‘Bestanden on-demand’. Zet het vinkje en je bent klaar!

onedrive_ondemand

Nadat het vinkje is aangezet, worden de bestanden anders weergegeven in de Windows Verkenner. Een wolkje betekent dat een bestand alleen online beschikbaar is. Bij wijzigingen (of bezig met synchronisatie) worden het blauwe pijltje. Indien een bestand lokaal beschikbaar is, dan is het een groen (open) vinkje.

onedrive_stages

Er zijn daarbij verschillende opties bijgekomen om de controle over de bestanden te behouden. Zo is het bij een bestand mogelijk ervoor te kiezen dat deze altijd offline beschikbaar moet zijn. Het icoontje is in dat geval een groen vinkje (dicht) geworden.

Dit laatste kan je bepalen door met de rechtermuisknop op een bestand te klikken en dan de optie ‘altijd behouden op dit apparaat’ aan te klikken.

onedrive_keep

Afwegingen

De functionaliteit is een welkome toevoeging. Het is echter belangrijk om goed te begrijpen wat de status van een bestand betekent. Er zijn immers verschillende ‘standen’ van een bestand mogelijk. Zo kan het verwarrend zijn als de bestanden in de online OneDrive anders zijn dan lokaal. Tevens moet iemand die onderweg is (en geen internet verbinding heeft) zich realiseren dat het voor kan komen dat een bestand lokaal beschikbaar lijkt te zijn, maar dat in werkelijkheid niet is. Echter, met deze weetjes in het achterhoofd is de volwassenheid van OneDrive weer een stuk verbeterd!

Lees het Microsoft artikel waarin bepaalde zaken nog wat verder worden uitgelegd. Meer weten of hulp nodig? Laat het ons weten!

 

Nieuw: kolom opmaken in SharePoint lijsten

Vanaf eind oktober zal een nieuwe (veel gevraagde) functionaliteit worden toegevoegd aan SharePoint Online: het opmaken van een kolom in SharePoint lijsten en bibliotheken. Door het toevoegen van deze optie, wordt de kolom anders weergegeven, afhankelijk van de waarde in een kolom. Denk bijvoorbeeld aan ‘stoplicht’ weergaven, waarbij groen goed is, oranje minder goed en rood slecht.

Een voorbeeld, de normale opmaak van kolommen in een lijst:

sp-columnformatting-none

En de kolommen na de opmaak:sp-columnformatting-all

De opmaak wordt gemaakt doormiddel van een ‘JSON’ regel, waarin de logica wordt gemaakt. Hierin wordt bijvoorbeeld gespecificeerd hoe je kleurtjes toe kan voegen en waar de drempelwaarden liggen. Wil je hier meer over weten, bekijk dan deze documentatie.

De volgende kolomtypen worden ondersteund:

  • Tekstregels
  • Getallen
  • Keuzelijst
  • Persoon of Groep
  • Ja/Nee waarden
  • Hyperlink
  • Afbeelding
  • Datum/tijd
  • Opzoek velden.

Uiteraard worden naast de lijsten ook documentbibliotheken ondersteund. Let wel, het betreft hier alleen lijsten met de moderne lay-out. De functionaliteit zal in november compleet uitgerold zijn.

Meer weten? Neem contact op!

OneDrive mogelijkheden voor back-up en restore

OneDrive is een onderdeel in Office 365 waarmee gebruikers een persoonlijke plek krijgen om documenten op te slaan. De documenten komen, net als met bijvoorbeeld SharePoint, online in Office 365 te staan. Zo zijn deze altijd benaderbaar.

Door gebruik te maken van de OneDrive synchronisatie applicatie, kunnen de online documenten ook offline, op de eigen omgeving, worden opgeslagen. Indien een gebruiker dan geen internet verbinding heeft, zijn de documenten nog gewoon beschikbaar. Wijzigingen worden, nadat er weer een internet verbinding is, automatisch weer gesynchroniseerd.

Hoe veilig is het?
Documenten worden opgeslagen in Office 365 op het internet. De OneDrive omgeving van een gebruiker is echter volledig afgeschermd van andere gebruikers, tenzij de gebruiker expliciet ervoor heeft gekozen documenten te delen. Zo is het mogelijk om documenten te delen met anderen, bijvoorbeeld om samen te werken.

De OneDrive omgeving is onderdeel van Office 365 en is daarom wel te beheren door de beheerders van je Office 365 omgeving. Dit betekent ook dat je organisatie wel de eindregie heeft over de documenten in OneDrive. Het is echter niet toegestaan, zonder wettige reden, door documenten te bladeren van gebruikers. Dit mag alleen gebeuren alleen in uitzonderlijke gevallen als bijvoorbeeld rechtszaken.

Worden mijn bestanden geback-upt?
OneDrive werkt anders dan de traditionele netwerkschijven, zoals gebruikers wellicht gewend zijn. Hierbij werden back-ups gemaakt, en op aanvraag konden gegevens teruggehaald worden uit het verleden. In OneDrive is er een aantal alternatieven beschikbaar voor het terughalen van gegevens.

  1. Documenten in OneDrive hebben automatisch versiebeheer ingesteld. Bewerkingen worden op de ze manier inzichtelijk gemaakt. In het geval van de noodzaak een oude versie terug te halen van een document, kan de gebruiker zelf versies uit het verleden weer terug halen. onedrive_backup_versions
  2. Indien de gebruiker een bestand heeft verwijderd, wordt deze in de prullenbak gezet van de OneDrive omgeving. Een gebruiker kan binnen 93 dagen het bestand vervolgens zelf weer terugzetten. onedrive_backup_recyclebin
  3. Indien een gebruiker een bestand heeft verwijderd op de desktop en een synchronisatie heeft met de OneDrive synchronisatie client, zal het bestand in de prullenbak van Windows worden gezet. Hier blijft het staan totdat de prullenbak wordt leeggemaakt.
  4. Indien een gebruiker de prullenbak heeft leeggemaakt van de OneDrive omgeving, dan zal het document (tijdelijk) naar een tweede prullenbak (‘prullenbak tweede stadium’) verplaatst worden. Vanuit deze prullenbak kan een document door een eigenaar alsnog worden teruggezet. onedrive_backup_recyclebin2
  5. Na verwijdering uit deze tweede prullenbak, is het document verwijderd.

 

Wat kan nog meer worden ingesteld door mijn beheerder?
Een beheerder heeft nog meer mogelijkheden voor het instellen van beleid rondom documenten in OneDrive. Zo kan een beleid worden ingesteld voor het bewaren van documenten, zodat documenten bijvoorbeeld helemaal niet verwijderd mogen worden (DLP). Tevens is het mogelijk om archivering in te stellen middels classificatie labels. Ook is mogelijk om de standaard bewaartermijnen aan te passen voor alle OneDrive omgevingen.

onedrive_backup_compliance

Wat gebeurt er met de OneDrive als een gebruiker wordt verwijderd?
Indien een gebruiker wordt verwijderd (bijvoorbeeld als deze uit dienst gaat van de organisatie), dan kan de manager van de OneDrive toegang krijgen tot de OneDrive van de gebruiker. Deze persoon krijgt hierover een e-mail. Mocht de gebruiker geen manager hebben, dan krijgt niemand deze mail maar wordt het proces wel voortgezet. Het is daarom mogelijk om een tweede eigenaar toe te kennen, deze krijgt dan dezelfde e-mail als de manager zou krijgen.

Indien de gebruiker is verwijderd, zal de OneDrive standaard binnen 30 dagen worden verwijderd. Hiervan worden de gedelegeerde eigenaren 7 dagen van te voren op de hoogte gesteld. Na verwijdering is de OneDrive nog 90 dagen beschikbaar om terug te zetten door een beheerder. Daarna is de data echt weg.

Is dit het?
Nee, is er nog een laatste uitweg, via disaster recovery. Er kan hiermee (afhankelijk van het contract met Microsoft) een aanvraag worden ingediend voor het terugzetten van een back-up van de complete OneDrive, tot 14 dagen terug. Hierbij wordt dus alleen data overschreven met de staat zoals het was van het terugzetten.

Naast al bovenstaande mogelijkheden zijn er verschillende producten die op ‘traditionele wijze’ back-up en restore kunnen uitvoeren. Hieraan zitten uiteraard kosten verbonden.

Meer weten over OneDrive en hoe dat in jouw organisatie ingericht kan worden? Neem dan contact op!