Herstellen van OneDrive bestanden naar een tijdstip in het verleden

Sinds het begin van SharePoint (ergens in 2001) komt het onderwerp altijd ter sprake: hoe is het geregeld met back-up en restore? Dit geldt voor SharePoint sites, maar zeker ook voor OneDrive, waarbij gebruikers volledig zelf in controle zijn van hun bestanden. Een foutje is snel gemaakt, en gebruikers komen dan ook met de vraag om bestanden van drie weken geleden terug te zetten.

In ‘on-premise’ (in het interne netwerk) installaties van SharePoint en OneDrive, zal een SharePoint beheerder vaak beschikken over (dagelijkse) back-ups en bijbehorende software, waarmee deze vragen van gebruikers beantwoord kunnen worden.

In Office 365 bestaat ook back-up en restore software. Maar laten we eerlijk zijn: met de keuze voor Office 365 verwachten we dat Microsoft dit voor ons regelt. Dit gebeurt natuurlijk ook, alleen is het terughalen van back-ups niet altijd even eenvoudig, zeker niet als je een kleinere organisatie bent en geen direct lijnen met Microsoft onderhoudt.

Microsoft heeft er belang bij dat het back-up en restore verhaal zo goed mogelijk geregeld is en dat gebruikers zelf de meest elementaire zaken zelf kunnen afhandelen. Hierover heb ik enige tijd geleden een uitgebreide blogpost over geschreven.

Sinds kort is er echter een nieuwe vorm bijgekomen die gebruikers in staat stelt om hun eigen OneDrive terug te zetten naar de situatie in het verleden! Dit kan erg handig zijn en zou ook een oplossing zijn voor bestanden die door indringers opzettelijk versleuteld zijn om zo veel geld bij je los te peuteren. Iets waar veel aandacht voor is geweest de laatste tijd.

Hoe doe je dat?

In je OneDrive omgeving klikt je het tandwieltje aan (rechtsboven) en je selecteert ‘Uw OneDrive herstellen’.

onedrive_restore_1

Vervolgens is het mogelijk om een vastgestelde tijdspan te selecteren.

onedrive_restore_3

Klik op ‘Herstellen’ om alle bestanden terug te zetten naar dat moment in het verleden.

Tevens is het mogelijk zelf een tijdstip te selecteren.

onedrive_restore_2

Met behulp van de schuifbalk kan de tijd worden geselecteerd. Tevens zie je wat er in die tijd allemaal veranderd is, erg handig! Zo krijgt de gebruiker weer meer mogelijkheden om verkeerd gewijzigde bestanden terug te zetten.

Afwegingen

Het terugzetten van bestanden is een zeer welkome toevoeging. Echter, er is wel een aantal zaken waarmee rekening gehouden moet worden. Zo worden verwijderde bestanden niet terug gezet. Deze blijven in de prullenbak staan. Het per ongeluk verwijderen van bestanden is op deze manier op te lossen, maar wel iets om rekening mee te houden.

Tevens werkt het terugzetten op basis van versies. Dit betekent dat als je dit hebt uitgezet in je OneDrive, dit mechanisme niet meer werkt. Dit zal normaal gesproken niet vaak voorkomen, maar toch handig om te weten.

Het kunnen terugzetten van bestanden voor een gebruiker erg prettig. Het maakt daarbij ook inzichtelijk dat je zonder eigen back-up software, toch de mogelijkheid hebt om back-ups terug te zetten.

 

 

 

Uitgelegd: Microsoft Whiteboard

Sinds kort is een nieuwe tool in preview: Microsoft Whiteboard. Met deze tool is het mogelijk om een whiteboard te starten en daarop mooie tekeningen te maken met behulp van een aanraakscherm. Tot voor kort was deze tool alleen beschikbaar op de Surface Hub, maar nu dus ook op een gewone PC!

Om dit uit te proberen moet er een aantal stappen worden gedaan. Ten eerste moet de Windows 10 app uit de Windows Store geïnstalleerd worden. Let op, dat je de preview installeert.

Na installatie kan de app worden geopend, maar zal deze (bij het inloggen) waarschijnlijk een foutmelding geven. Dit komt omdat deze in je Office 365 tenant geactiveerd moet worden. Ga hiervoor naar de admin portal en klik bij ‘Instellingen’ op ‘Services en invoegtoepassingen‘. Activeer vervolgens de optie bij ‘Microsoft Whiteboard’.

whiteboard

whiteboard2

Probeer vervolgens opnieuw in te loggen in de app en je krijgt een whiteboard te zien.

whiteboard3

Met de verschillende kleuren en stiften, kan je vervolgens het whiteboard gebruiken. Er zitten wat handigheidjes in als bijvoorbeeld de liniaal, zodat je rechte lijnen kan trekken. Tevens is het mogelijk om iemand uit te nodigen om samen op een whiteboard te werken via de optie om te delen (links van je naam).

whiteboard4

Whiteboards worden online opgeslagen en je kan meerdere whiteboards aanmaken. Erg handig voor overleggen met de Surface Hub of ander Windows 10 aanraakscherm!

Meer weten over Microsoft Whiteboard? Neem contact op!

 

 

Uitgelegd: Microsoft Bookings

Sinds vorige week is het mogelijk om een nieuwe tool te gebruiken binnen Office 365: Microsoft Bookings. Bookings is een applicatie waarmee je klanten online afspraken in kan laten plannen. Deze afspraken kunnen direct of achteraf gekoppeld worden aan medewerkers. Uiteraard direct in Outlook!

Een hele handige functionaliteit dus voor bedrijven die de optie willen bieden aan klanten om afspraken te plannen. In een notendop werkt Bookings als volgt:

Activeren Bookings

In de Business Premium licentie is Bookings ingesteld en beschikbaar voor gebruik. Het in en uitschakelen is mogelijk vanuit het Beheercentrum (instellingen). Gebruikers kunnen vervolgens een licentie toegekend krijgen waarna Bookings is te gebruiken.

Voor E3 en E5 licenties is het ook mogelijk te gebruiken. Hiervoor dient echter wel eerst de ‘Business Apps (Free)’ dienst te worden ‘gekocht’. Gratis dus aan te zetten.

Instellen

Na het activeren is Bookings in te stellen.

booking_plannen_admin

Het instellen is relatief eenvoudig: geef aan welke dagen en tijden er gereserveerd kan worden. Voeg medewerkers toe die ingepland kunnen worden. Maak een ‘service’ aan (eventueel gekoppeld aan een prijs). Een service is een dienst van een bepaalde tijdsduur, welke klanten kunnen boeken. Dit kunnen er ook meerdere zijn.

Publiceren

Maak vervolgens de reserveringspagina met een logo en kleurstelling, en wat andere opties en publiceer deze. Dit kan op je eigen website (insluiten), via een link, maar bijvoorbeeld ook op de Facebook pagina van een bedrijf. Doordat er gereserveerd wordt in dezelfde agenda, kunnen meerdere kanalen worden gebruikt.

Tevens is het mogelijk om e-mail notificaties in te stellen, welke gebruikers en medewerkers krijgen bij een reservering. Ook is het bijvoorbeeld mogelijk om in te stellen dat een dag van te voren nog een herinnering verstuurd wordt.

Reserveren

Nu kunnen klanten een reservering maken.

booking_plannen

Nadat de klant de gegevens heeft ingevuld (zie afbeelding), kan op reserveren geklikt worden. De afspraak wordt dan ingepland.

booking_plannen_2

Ook krijgt de klant een bevestigingsemail met daarin een agenda item, zodat deze direct in de agenda geplaatst kan worden.

booking_plannen_3

Afspraak beheren

Aan de achterkant van de reserveringspagina is de afspraak vervolgens te beheren. Vanuit Bookings is de agenda te openen en in te zien welke medewerker wanneer is ingepland. Uiteraard in Outlook!

booking_plannen_admin2

De toevoeging is een hele nuttige. Veel organisaties werken met online agenda’s, veelal in Google Calendar. Nu Microsoft Bookings onderdeel is van Office 365, is er weer een dienst volledig geïntegreerd in de organisatie.

Wil je meer weten of ook Bookings gaan gebruiken? Neem contact op voor meer informatie!

 

Nieuwe web onderdelen (WebParts) in SharePoint

Vanaf begin november komen er nieuwe web onderdelen (WebParts) beschikbaar in SharePoint sites. Het betreft hier de ‘moderne’ sites, dus niet de klassieke SharePoint sites. De aankondiging is vorige maand al gedaan, maar worden vanaf nu uitgerold door Microsoft. Eind december zou iedereen gebruik moeten kunnen maken van de nieuwe onderdelen.

Het betreft de volgende nieuwe onderdelen:

  • Een nieuwe, grote toolbox met categorisering en zoeken (naar web onderdelen).
  • Een nieuw web onderdeel voor het ontsluiten van Microsoft Forms op je pagina.
  • Paginaopmaak web onderdelen waarmee je witruimte of een lijn tussen web onderdelen kan plaatsen
  • Het documenten web onderdeel wordt hernoemd naar ‘Bestandsvoorbeeld’ en kan bestanden weergeven. Er worden inmiddels meer dan 270 bestandstypen ondersteund.
  • Het web onderdeel ‘Gemarkeerde inhoud’ ondersteunt nu bepaalde tokens als ‘Mij’, ‘Vandaag’, etc.
  • ‘Personen’ ondersteunt nu een tweede uitgebreide omschrijving.

 

Meer weten over de moderne sites en het gebruik van Office Groups? Laat het ons weten!

Microsoft To-Do uit Preview

Gebruikers krijgen op korte termijn een nieuwe applicatie er bij in Office 365: Microsoft To-Do. Microsoft To-Do is een applicatie voor taken, vergelijkbaar met de populaire app Wunderlist. Er kunnen taken worden aangemaakt, welke terug komen in Exchange Online (taken) en daarmee binnen Office 365 beschikbaar zijn.

Uiteraard kan To-Do in de browser worden gebruikt, maar er is ook een app voor op de telefoon, en de taken zijn ook in Outlook te gebruiken.

Het toekennen van To-Do kan per gebruiker worden gedaan door er wel of geen licentie aan toe te koppelen in het beheerscherm van Office 365. Tevens kan worden ingesteld of To-Do binnen de organisatie gebruik kan worden bij ‘Services en invoegtoepassingen’. Let wel, standaard krijgen alle gebruikers de app toegewezen, dus actie is vereist indien dit niet gewenst is.

todo_settings

Het is goed te weten dat deze functionaliteit leunt op Exchange Online. Hiervoor moet een gebruiker dus wel een licentie hebben. De telefoon en tablet apps kunnen hier gedownload worden.

Meer weten? Neem contact op!

Nieuw: Placeholders in OneDrive

 

Vorige week is een nieuwe update voor Windows 10 (versie 1709) uitgebracht. Deze update brengt een aantal nieuwe functionaliteiten met zich mee, waaronder verbeterde toegankelijkheid en VR/AR en 3D ondersteuning. Eén van de meest handige functionaliteiten betreft echter een update aan de OneDrive applicatie voor offline synchronisatie: ‘placeholders’, oftewel ‘bestanden on-demand’.

Wat zijn placeholders?

Placeholders zorgen ervoor dat een synchronisatie met bijvoorbeeld de persoonlijke OneDrive of een SharePoint bibliotheek gemaakt kan worden, waarmee de bestanden (als placeholder) lokaal op je PC komen te staan. Het betreft dus alleen een link, maar het gedraagt zich als het eigenlijke bestand. Bij het openen van het bestand, wordt het bestand eerst snel fysiek gedownload en dan geopend. Deze techniek zorgt ervoor dat je niet de volledige bestanden hoeft te downloaden bij een synchronisatie, maar alleen de link naar het online bestand. Dit levert zowel tijd als opslagruimte winst op! Ook heeft het een verbeterde beveiliging, omdat de meeste bestanden (zolang je ze niet gebruikt) ook niet fysiek op de harde schijf staan. Kortom, een nuttige toevoeging!

Hoe werkt het?

Na de installatie van de update, kan je de eigenschappen van OneDrive openen (via het blauwe wolkje in de taakbalk). Hierin kan de optie aangevinkt worden voor het gebruik van OneDrive met ‘Bestanden on-demand’. Zet het vinkje en je bent klaar!

onedrive_ondemand

Nadat het vinkje is aangezet, worden de bestanden anders weergegeven in de Windows Verkenner. Een wolkje betekent dat een bestand alleen online beschikbaar is. Bij wijzigingen (of bezig met synchronisatie) worden het blauwe pijltje. Indien een bestand lokaal beschikbaar is, dan is het een groen (open) vinkje.

onedrive_stages

Er zijn daarbij verschillende opties bijgekomen om de controle over de bestanden te behouden. Zo is het bij een bestand mogelijk ervoor te kiezen dat deze altijd offline beschikbaar moet zijn. Het icoontje is in dat geval een groen vinkje (dicht) geworden.

Dit laatste kan je bepalen door met de rechtermuisknop op een bestand te klikken en dan de optie ‘altijd behouden op dit apparaat’ aan te klikken.

onedrive_keep

Afwegingen

De functionaliteit is een welkome toevoeging. Het is echter belangrijk om goed te begrijpen wat de status van een bestand betekent. Er zijn immers verschillende ‘standen’ van een bestand mogelijk. Zo kan het verwarrend zijn als de bestanden in de online OneDrive anders zijn dan lokaal. Tevens moet iemand die onderweg is (en geen internet verbinding heeft) zich realiseren dat het voor kan komen dat een bestand lokaal beschikbaar lijkt te zijn, maar dat in werkelijkheid niet is. Echter, met deze weetjes in het achterhoofd is de volwassenheid van OneDrive weer een stuk verbeterd!

Lees het Microsoft artikel waarin bepaalde zaken nog wat verder worden uitgelegd. Meer weten of hulp nodig? Laat het ons weten!

 

Nieuw: kolom opmaken in SharePoint lijsten

Vanaf eind oktober zal een nieuwe (veel gevraagde) functionaliteit worden toegevoegd aan SharePoint Online: het opmaken van een kolom in SharePoint lijsten en bibliotheken. Door het toevoegen van deze optie, wordt de kolom anders weergegeven, afhankelijk van de waarde in een kolom. Denk bijvoorbeeld aan ‘stoplicht’ weergaven, waarbij groen goed is, oranje minder goed en rood slecht.

Een voorbeeld, de normale opmaak van kolommen in een lijst:

sp-columnformatting-none

En de kolommen na de opmaak:sp-columnformatting-all

De opmaak wordt gemaakt doormiddel van een ‘JSON’ regel, waarin de logica wordt gemaakt. Hierin wordt bijvoorbeeld gespecificeerd hoe je kleurtjes toe kan voegen en waar de drempelwaarden liggen. Wil je hier meer over weten, bekijk dan deze documentatie.

De volgende kolomtypen worden ondersteund:

  • Tekstregels
  • Getallen
  • Keuzelijst
  • Persoon of Groep
  • Ja/Nee waarden
  • Hyperlink
  • Afbeelding
  • Datum/tijd
  • Opzoek velden.

Uiteraard worden naast de lijsten ook documentbibliotheken ondersteund. Let wel, het betreft hier alleen lijsten met de moderne lay-out. De functionaliteit zal in november compleet uitgerold zijn.

Meer weten? Neem contact op!

Let op: SharePoint 2013 (mainstream) support eindigt in april 2018

Maak je gebruik van SharePoint 2013? Let dan op dat de (mainstream) support van SharePoint 2013 over 6 maanden eindigt, op 10 april 2018. De zogenaamde ‘extended support’ zal lopen tot 11 april 2023. Het gaat hier over SharePoint 2013 installaties met de laatste updates (Service Pack 1). Kortweg zal Microsoft vanaf april alleen nog maar security updates uitbrengen voor SharePoint 2013, als dat nodig is.

Traditioneel brengt Microsoft elke drie jaar een nieuwe versie uit van SharePoint. Als je gebruik maakt van SharePoint 2013, is dit de tijd om te bekijken of een upgrade naar SharePoint 2016 gewenst is, óf dat natuurlijk een overstap naar SharePoint Online (Office 365) een mogelijkheid is.

In SharePoint Online hoef je je geen zorgen meer te maken over het installeren van updates of migraties naar nieuwe versies. De software blijft in Office 365 altijd up-to-date, waarmee grote migratie projecten tot het verleden behoren. Uiteraard is de keuze om te gaan werken in de cloud afhankelijk van de situatie van je organisatie.

Wil je meer weten over de impact van deze aankondiging voor jouw omgeving, of overweeg je om over te stappen op Office 365? Laat het dan even weten. We kunnen je dan vrijblijvend adviseren.

Meer informatie over support van Microsoft op SharePoint 2013: https://support.microsoft.com/en-us/lifecycle/search?alpha=sharepoint%202013

 

Bitspraak: “Hallo Wereld!”

Vanaf vandaag is het zover: de oprichting van Bitspraak B.V. is een feit! Bitspraak is de vertaler van techniek naar gewonemensentaal. Bitspraak is dé Office 365 specialist, waarbij de techniek ondergeschikt staat aan het resultaat voor uw organisatie én voor gebruikers.

Oprichter Mart Muller, zelf al sinds 2002 Office en SharePoint specialist in hart en nieren: “Met Bitspraak zetten we een nieuwe norm neer als het gaat om Office 365 implementaties. Niet alleen vertalen we de vaak lastig te doorgronden techniek naar een begrijpelijk verhaal, ook zorgen we ervoor dat we het uitgangspunt voor gebruikers nooit uit het oog verliezen. Dit is essentieel voor een succesvolle Office 365 implementatie.”

Veel organisaties hebben moeite met het bijbenen van de nieuwe ontwikkelingen die werken in de cloud met zicht mee brengt. Vaak worden nieuwe functionaliteiten geïntroduceerd, terwijl het voor gebruikers niet duidelijk is hoe deze gepositioneerd zijn. Bitspraak begeleidt dit proces door eerst de randvoorwaarden in te vullen. Of het nu gaat om technische, organisatorische of menselijke aspecten. Dit geldt voor grote organisaties, maar ook voor MKB.

Meer informatie over de diensten en producten die Bitspraak levert of een keer vrijblijvend kennismaken? Neem dan contact op, we helpen je graag verder!

Volg Bitspraak ook op Twitter en Facebook. Regelmatig nieuwtjes, tips en artikelen in je mailbox? Schijf je in voor de nieuwsbrief.

Intranet in SharePoint Online? Alles wat we weten over de nieuwe Hub Sites

De week is een week met veel nieuwe aankondigingen in onder andere Office 365. Tijdens het Ignite 2017 event van Microsoft, is aangekondigd hoe Microsoft de invulling ziet het intranet in Office 365.

Veel organisaties worstelen op dit moment met de invulling van een intranet in SharePoint Online. Er zijn wat opties, bijvoorbeeld een teamsite met publicatie functies, waarin een structuur van (sub)sites kan worden gemaakt. Zo kan bijvoorbeeld afdelingsnieuws een plekje krijgen naast algemeen nieuws.

Tevens is er sinds kort de mogelijkheid een communicatie sites aan te maken, met een modern en responsive ontwerp.  Communicatiesites zijn uitermate geschikt voor het publiceren van nieuws, maar hebben op dit moment de beperking dat ze redelijk plat zijn (zonder structuur). Zo zou, in het geval van afdelingsnieuws, elke afdeling een aparte communicatie site moeten krijgen.

In beide oplossingen is het maken van een compleet overzicht voor de gebruiker een uitdaging: hoe ga je nieuws op het intranet tonen uit afdelingssites? Hoe zorg je ervoor dat het uiterlijk consistent blijft en hoe ga je de redactie inrichten?

Vaak komt het neer dat er maatwerk gemaakt moet worden om de wensen van interne communicatie te realiseren. Een aantal SharePoint leveranciers (bijvoorbeeld met producten als Debble, Smart Workspace en Involve) is in deze vraag gesprongen en hebben een complete intranet oplossing gebouwd.

Nieuwe functie: Hub Sites

Microsoft is zich hiervan bewust en heeft geluisterd naar deze vraag. Vanaf de eerste helft van 2018 worden in Office 365 de zogenaamde ‘Hub Sites’ geïntroduceerd; een site welke informatie van teamsites en communicaties sites kan aggregeren en toont in een site. Hierbij wordt gezorgd dat de branding uniform is en dat bijvoorbeeld de navigatie consistent is.

Op een Hub Site is het mogelijk om nieuws uit verschillende bronnen te ontsluiten, site activiteit weer te geven (wat gebeurt er in de andere sites) en een intelligente zoek te gebruiken, welke duidelijk is afgebakend in de scope. Samen met een beter integratie van Yammer en vele nieuwe web parts (blokken functionaliteit op de pagina), is dit een serieuze oplossing voor interne communicatie.

Hoe werkt het?

Een Hub Site kan net als een gewone site, worden aangemaakt. Teamsites en communicatiesites krijgen de mogelijkheid te verbinden met een Hub Site, om zo de content ter beschikking te stellen in de Hub Site. Zo kan de content op de sites zelf worden gemaakt en beheerd, terwijl deze getoond wordt op de Hub Site.

hubsite2

Naast de Hub Site in de browser, komt deze ook beschikbar in de mobiele app, waarmee je je intranet ook direct op je telefoon kan benaderen. Met de aankondiging dat nieuws voortaan ook via pushberichten in de app onder de aandacht kunnen worden gebracht, wordt de totaaloplossing voor een intranet toch wel heel interessant!

hubsites_mobile

Wat moet ik nu doen?

De functionaliteit komt in de eerste helft van 2018 beschikbaar. Indien je nu al een intranet hebt in SharePoint Online kun je deze natuurlijk zonder problemen blijven gebruiken. Denk na welke nieuwe mogelijkheden dit gaat bieden in je eigen situatie. Zie ik een duidelijk meerwaarde? Wil ik dit gaan gebruiken? Hoe werk ik nu met interne communicatie naar eindgebruikers? Wellicht is het verstandig als nieuwe ontwikkelingen aan het intranet tegen het licht gehouden moeten worden. Wellicht is het mogelijk om alvast voor te sorteren op de nieuwe functionaliteit.

Uiteraard kunnen wij hierover meedenken. Twijfel daarom niet om eens vrijblijvend contact op te nemen.