Let op: SharePoint 2013 (mainstream) support eindigt in april 2018

Maak je gebruik van SharePoint 2013? Let dan op dat de (mainstream) support van SharePoint 2013 over 6 maanden eindigt, op 10 april 2018. De zogenaamde ‘extended support’ zal lopen tot 11 april 2023. Het gaat hier over SharePoint 2013 installaties met de laatste updates (Service Pack 1). Kortweg zal Microsoft vanaf april alleen nog maar security updates uitbrengen voor SharePoint 2013, als dat nodig is.

Traditioneel brengt Microsoft elke drie jaar een nieuwe versie uit van SharePoint. Als je gebruik maakt van SharePoint 2013, is dit de tijd om te bekijken of een upgrade naar SharePoint 2016 gewenst is, óf dat natuurlijk een overstap naar SharePoint Online (Office 365) een mogelijkheid is.

In SharePoint Online hoef je je geen zorgen meer te maken over het installeren van updates of migraties naar nieuwe versies. De software blijft in Office 365 altijd up-to-date, waarmee grote migratie projecten tot het verleden behoren. Uiteraard is de keuze om te gaan werken in de cloud afhankelijk van de situatie van je organisatie.

Wil je meer weten over de impact van deze aankondiging voor jouw omgeving, of overweeg je om over te stappen op Office 365? Laat het dan even weten. We kunnen je dan vrijblijvend adviseren.

Meer informatie over support van Microsoft op SharePoint 2013: https://support.microsoft.com/en-us/lifecycle/search?alpha=sharepoint%202013

 

Bitspraak: “Hallo Wereld!”

Vanaf vandaag is het zover: de oprichting van Bitspraak B.V. is een feit! Bitspraak is de vertaler van techniek naar gewonemensentaal. Bitspraak is dé Office 365 specialist, waarbij de techniek ondergeschikt staat aan het resultaat voor uw organisatie én voor gebruikers.

Oprichter Mart Muller, zelf al sinds 2002 Office en SharePoint specialist in hart en nieren: “Met Bitspraak zetten we een nieuwe norm neer als het gaat om Office 365 implementaties. Niet alleen vertalen we de vaak lastig te doorgronden techniek naar een begrijpelijk verhaal, ook zorgen we ervoor dat we het uitgangspunt voor gebruikers nooit uit het oog verliezen. Dit is essentieel voor een succesvolle Office 365 implementatie.”

Veel organisaties hebben moeite met het bijbenen van de nieuwe ontwikkelingen die werken in de cloud met zicht mee brengt. Vaak worden nieuwe functionaliteiten geïntroduceerd, terwijl het voor gebruikers niet duidelijk is hoe deze gepositioneerd zijn. Bitspraak begeleidt dit proces door eerst de randvoorwaarden in te vullen. Of het nu gaat om technische, organisatorische of menselijke aspecten. Dit geldt voor grote organisaties, maar ook voor MKB.

Meer informatie over de diensten en producten die Bitspraak levert of een keer vrijblijvend kennismaken? Neem dan contact op, we helpen je graag verder!

Volg Bitspraak ook op Twitter en Facebook. Regelmatig nieuwtjes, tips en artikelen in je mailbox? Schijf je in voor de nieuwsbrief.

Intranet in SharePoint Online? Alles wat we weten over de nieuwe Hub Sites

De week is een week met veel nieuwe aankondigingen in onder andere Office 365. Tijdens het Ignite 2017 event van Microsoft, is aangekondigd hoe Microsoft de invulling ziet het intranet in Office 365.

Veel organisaties worstelen op dit moment met de invulling van een intranet in SharePoint Online. Er zijn wat opties, bijvoorbeeld een teamsite met publicatie functies, waarin een structuur van (sub)sites kan worden gemaakt. Zo kan bijvoorbeeld afdelingsnieuws een plekje krijgen naast algemeen nieuws.

Tevens is er sinds kort de mogelijkheid een communicatie sites aan te maken, met een modern en responsive ontwerp.  Communicatiesites zijn uitermate geschikt voor het publiceren van nieuws, maar hebben op dit moment de beperking dat ze redelijk plat zijn (zonder structuur). Zo zou, in het geval van afdelingsnieuws, elke afdeling een aparte communicatie site moeten krijgen.

In beide oplossingen is het maken van een compleet overzicht voor de gebruiker een uitdaging: hoe ga je nieuws op het intranet tonen uit afdelingssites? Hoe zorg je ervoor dat het uiterlijk consistent blijft en hoe ga je de redactie inrichten?

Vaak komt het neer dat er maatwerk gemaakt moet worden om de wensen van interne communicatie te realiseren. Een aantal SharePoint leveranciers (bijvoorbeeld met producten als Debble, Smart Workspace en Involve) is in deze vraag gesprongen en hebben een complete intranet oplossing gebouwd.

Nieuwe functie: Hub Sites

Microsoft is zich hiervan bewust en heeft geluisterd naar deze vraag. Vanaf de eerste helft van 2018 worden in Office 365 de zogenaamde ‘Hub Sites’ geïntroduceerd; een site welke informatie van teamsites en communicaties sites kan aggregeren en toont in een site. Hierbij wordt gezorgd dat de branding uniform is en dat bijvoorbeeld de navigatie consistent is.

Op een Hub Site is het mogelijk om nieuws uit verschillende bronnen te ontsluiten, site activiteit weer te geven (wat gebeurt er in de andere sites) en een intelligente zoek te gebruiken, welke duidelijk is afgebakend in de scope. Samen met een beter integratie van Yammer en vele nieuwe web parts (blokken functionaliteit op de pagina), is dit een serieuze oplossing voor interne communicatie.

Hoe werkt het?

Een Hub Site kan net als een gewone site, worden aangemaakt. Teamsites en communicatiesites krijgen de mogelijkheid te verbinden met een Hub Site, om zo de content ter beschikking te stellen in de Hub Site. Zo kan de content op de sites zelf worden gemaakt en beheerd, terwijl deze getoond wordt op de Hub Site.

hubsite2

Naast de Hub Site in de browser, komt deze ook beschikbar in de mobiele app, waarmee je je intranet ook direct op je telefoon kan benaderen. Met de aankondiging dat nieuws voortaan ook via pushberichten in de app onder de aandacht kunnen worden gebracht, wordt de totaaloplossing voor een intranet toch wel heel interessant!

hubsites_mobile

Wat moet ik nu doen?

De functionaliteit komt in de eerste helft van 2018 beschikbaar. Indien je nu al een intranet hebt in SharePoint Online kun je deze natuurlijk zonder problemen blijven gebruiken. Denk na welke nieuwe mogelijkheden dit gaat bieden in je eigen situatie. Zie ik een duidelijk meerwaarde? Wil ik dit gaan gebruiken? Hoe werk ik nu met interne communicatie naar eindgebruikers? Wellicht is het verstandig als nieuwe ontwikkelingen aan het intranet tegen het licht gehouden moeten worden. Wellicht is het mogelijk om alvast voor te sorteren op de nieuwe functionaliteit.

Uiteraard kunnen wij hierover meedenken. Twijfel daarom niet om eens vrijblijvend contact op te nemen.

Wijzigingen voor Visio in Office 365

Microsoft voert een aantal wijzigingen door met betrekking tot Visio in Office 365. Voorheen was het mogelijk om Visio tekeningen te tonen en bewerken via de Visio Service. Per 30 september 2017 zal Microsoft Visio Web Access (Visio Service) en de Web Parts voor SharePoint Online stopzetten. Mocht je dus nog gebruik maken van deze functionaliteit, dan is het tijd dit op een andere manier op te lossen.

Een van de alternatieven is Visio Online (binnenkort uit Preview). Visio Online is de online variant van Visio, zoals we deze ook voor Word, Excel en PowerPoint kennen. Indien geactiveerd, is Visio Online benaderbaar vanuit de App Launcher of de ‘Nieuw’-knop in bijvoorbeeld OneDrive.visio1

Het wordt hiermee mogelijk om tekeningen online te bekijken en te bewerken. Ervaring leert dat voor eenvoudige tekeningen dit prima werkt. Voor de geavanceerde bewerkingen is wellicht de client applicatie een betere optie. In veel gevallen voldoet de online versie, zeker als het gaat om het bekijken van tekeningen.

visio2

Per 1 oktober 2017 zal Visio Online uit de preview gaan. Gebruikers van de preview kunnen deze nog tot 31 december blijven gebruiken. Er worden twee typen licenties geïntroduceerd: Visio Online Plan 1 (betaald per gebruiker) en Visio Online Plan 2 (vervanger van Visio Pro voor Office 365). Vanaf 25 oktober zullen de huidige gebruikers deze functionaliteit gaan zien.

Indien er geen licentie wordt aangeschaft, kunnen gebruikers nog altijd Visio tekeningen zien in de Online omgeving. Het maken of bewerken echter, zal dan niet mogelijk zijn.

Meer weten of deze functionaliteit? Neem contact op!

 

Problemen met Office 365 in de standaard mail app van iOS 11

Kortgeleden heeft Apple de nieuwe iPhone 8 en iPhone X aangekondigd. Ook de beschikbaarheid van iOS 11 is daarmee een feit. Echter, het blijkt dat de standaard e-mail app in iOS 11 op dit moment problemen heeft als je toegang wil tot Office 365.

Microsoft en Apple werken hard aan een oplossing. Tot die tijd zijn er twee opties:

  • Wachten met upgraden naar iOS 11
  • Gebruik de Outlook App voor het bekijken van je e-mail.

Hulp nodig? Neem contact op met Bitspraak.

Update (26 sept): inmiddels is er een update beschikbaar welke het probleem oplost.

Laatste kans: Office 365 publieke website gaat weg

Het is al enige tijd geleden dat Microsoft heeft besloten te stoppen met de functionaliteit voor een publieke website in Office 365. Jarenlang heeft de optie bestaan om binnen SharePoint een publieke publishing site te maken die anoniem toegankelijk was. Echter, deze functie had zoveel nadelen, dat besloten is deze functionaliteit te stoppen.

Per 1 oktober zal de site daarom verwijderd worden, tenzij is aangegeven dat dit nog niet gewenst is binnen je eigen tenant. In dit laatste geval, zal de functie alsnog verwijderd worden per 31 maart 2018.

Het hebben van een publieke website in Office 365 had als voordeel dat je ook de website binnen Office 365 kon beheren (Single Sign-on, herkenbare functionaliteit, etc.). Echter, vanwege problemen met toegankelijkheid (XHTML compliant, Web richtlijnen), de performance (niet optimaal) en de complexiteit voor content managers, was de keuze discutabel.

Mocht je een publieke website hebben in Office 365 en niet weten wat je nu zou moeten doen? Neem contact op voor gratis advies.