Office 365 Tip: SharePoint documentversies vergelijken in Word

SharePoint biedt de mogelijkheid om te werken met versies. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen zogenaamde major (1.0, 2.0, etc.) en minor (0.1, 0.2, etc.) versies. Het bijhouden van versies is een instelling op bibliotheek niveau en heeft als voordeel dat het inzichtelijk wordt wie, wat en wanneer er wat met het document gedaan is.

versions1

Soms is het nodig te zien welke wijzigingen er hebben plaatsgevonden sinds een bepaalde versie. Het is dan mogelijk om in SharePoint een oudere versie in te zien. Je kan de huidige versie dan vergelijken met een vorige versie.

versions2

Dit laatste kan echter ook heel simpel vanuit Word. Open hiervoor het document uit SharePoint in Word.

versions3

Kies vervolgens voor het ‘Vergelijken‘ menu en kies ‘Bepaalde versie…‘.

versions4

Selecteer vervolgens de versie die je wilt vergelijken met het origineel.

versions5

En het is vervolgens mogelijk de wijzigingen te vergelijken, direct vanuit Word!

Bouw je eigen Bot in Microsoft Teams & Skype (stap voor stap)

Eind vorig jaar schreef ik een blog met daarin een voorspelling over Bots in Microsoft Teams. Hierin benoemde ik de mogelijk om zelf aan de slag te gaan met het maken van een eigen Bot. In het (verre) verleden (2004) heb ik ooit een bot gemaakt die je SharePoint kon laten doorzoeken met behulp van Live Communication Server (LCS), de verre voorloper van Skype voor Bedrijven.

bitspraakbot4

Met de mogelijkheid om Bots te bouwen in Microsoft Teams, is het een stuk eenvoudiger geworden om hiermee aan de slag te gaan. In een uurtje tijd lukte het me om een eigen bot te maken, deze in Azure uit te rollen, en deze vervolgens in Microsoft Teams, Skype en Skype voor bedrijven te gebruiken! Een korte samenvatting:

Bouwen van je Bot
Een goed startpunt is de Bot Builder SDK for .Net te gebruiken. Hier heb je de mogelijkheid om drie zip bestanden te downloaden die een Bot template beschikbaar maken in Visual Studio 2017.bitspraakbot5Tevens wordt er een link gelegd naar de Bot emulator, waarmee je je eigen Bot offline kan testen. Als je alles binnen hebt, kan je een nieuw project starten. Ik kan in dit artikel niet te veel in op de logica van een Bot, maar je kan heel eenvoudig je eerste logica toevoegen. bitspraakbot6

Testen van je Bot
Je kan de Bot testen door de emulator te gebruiken. Debug je project en voer het Bot ‘endpoint’ in, in de emulator. Het endpoint is van belang; via dit kanaal communiceert je Bot straks met Teams of Skype. Het endpoint bevindt zich op: https://[url]/api/messages

Registratie van je Bot
Bij het verbinden met je Bot, werk je met een application ID en een wachtwoord. Deze kan je zelf genereren en aanpassen in de web.config van het project, maar omdat je Bot straks ook online geregistreerd wordt, is het handig deze registratie eerst uit te voeren. Ga hiervoor naar https://dev.botframework.com/bots, en maak een nieuwe Bot aan. Je geeft tijdens deze registratie aan wat je Bot is en doet, de afbeeldingen van je Bot, en je endpoint. Tevens genereer je een ID en wachtwoord. Deze heb je op verschillende plekken nodig.

Uitrollen van je Bot
Nadat je registratie van je Bot klaar is, je het ID en wachtwoord in de web.config hebt geregistreerd hebt, en je de Bot werkend gezien hebt in de emulator, kan je de Bot uitrollen naar bijvoorbeeld Azure. Dit gaat eenvoudig via de publicatie optie in Visual Studio. Let er wel op dat je Bot communiceert over een beveiligde verbinding (https). Uiteraard is dit standaard binnen een Azure Web app.

Kanalen configureren
Je bot is gepubliceerd in Azure, en je kan nu beginnen met het configureren van de kanalen waar je Bot over mag communiceren. In mijn geval stel ik de Bot beschikbaar in Microsoft Teams, Skype en Skype voor Bedrijven. Het is een kwestie van aanzetten in je Bot configuratie online.

bitspraakbot7

Je Bot gebruiken in Microsoft Teams
Het is mogelijk om je Bot nu te gebruiken in Teams. Hiervoor is het handig om de Teams App Studio te downloaden. Met deze tool maak je eenvoudig een package (.zip) zodat je deze kan toevoegen in Teams.

bitspraakbot8.png

Ook hier gebruik je weer de ID en gegevens van je Bot. Uiteindelijk package je de Bot en wordt een .zip bestand gegenereerd welke gebruikers kunnen gebruiken om je Bot toe te voegen. Omdat het een test betreft, is dit de makkelijkste manier om je Bot te gebruiken. Uiteraard kan je de Bot, indien deze voldoet aan bepaalde eisen, ook publiceren in de Store van Microsoft.

Gebruikers kunnen nu de .zip gebruiken om de Bot toe te voegen. Selecteer hiervoor in de Store de optie ‘Een aangepaste app uploaden’ (linksonder in het menu).

bitspraakbot9

Je Bot is vervolgens beschikbaar in je Chat scherm, of in het Team waaraan je de Bot toevoegt.

bitspraakbot

Je Bot gebruiken in Skype
Het is eenvoudig je Bot te gebruiken in Skype (voor consumenten). Bij het activeren van het kanaal online, krijg je een URL. Door deze URL aan te klikken wordt de Bot toegevoegd aan je contacten in Skype. Je kan de Bot daarna direct gebruiken

bitspraakbot3

Je Bot gebruiken in Skype voor Bedrijven
Je Bot beschikbaar stellen in Skype voor Bedrijven binnen je organisatie kan je centraal regelen. Dit kan vooralsnog alleen via PowerShell. De handleiding hiervoor staat hier beschreven: https://skypeappregistration.azurewebsites.net/bot/93640d52-ac94-47c9-8609-2c985b8fd1b2. In feite registreer je de Bot in Skype onder een eigen account (bijvoorbeeld: bot@bitspraak.nl).  Het kan tot 8 uur duren voordat de Bot bij alle gebruikers beschikbaar is.

bitspraakbot2

Conclusie
Het maken van een Bot is relatief eenvoudig, als je tenminste de logica van je Bot buiten beschouwing laat. Hoewel je een bewerkelijk aantal stappen moet zetten om je Bot werkend te krijgen, zijn de stappen niet heel lastig. De uitdaging ligt vooral bij het ‘intelligent’ maken van je Bot.

De toepassingen van een Bot zijn natuurlijk legio: informatie opvragen, simpele taken uitvoeren, etc. Doordat je Bot in Teams of Skype aanwezig is, kan je makkelijk ook onderweg via je telefoon je Bot benaderen.

Op dit moment bevat mijn Bot nog niet veel handigheidjes. De komende tijd zal ik daarom af en toe een update geven van de vorderingen van de Bitspraak Bot. Mocht je intussen vragen hebben, laat het mij dan weten!

Office 365 Tip: Bulksgewijs metadata bewerken

Met het toekennen van metadata in SharePoint lijsten, kunnen gebruikers de kracht van SharePoint optimaal benutten. Het wordt op deze manier namelijk makkelijk overzichten te creëren en zoekopdrachten uit te voeren op content, ongeacht op welke plek deze content is opgeslagen. Van oudsher is dit een van de speerpunten van SharePoint.

Het toekennen en updaten van metadata is in de loop der tijd veranderd. Zeker met de introductie van de ‘modern layout’ in SharePoint, is dit een fluitje van een cent geworden. Echter, het in één keer updaten van een metadata veld van meerdere items in een lijst, is altijd bewerkelijk geweest: in de klassieke SharePoint sites was er de optie ‘Weergeven in Excel weergave’, waarmee gebruikers een mogelijkheid kregen om metadata ‘snel’ te bewerken. Echter, in praktijk blijkt dit niet altijd even betrouwbaar. In de moderne lay-out is deze optie zelfs helemaal verdwenen.

Maar hiervoor is nu een oplossing geïntroduceerd: Bulksgewijs bewerken van metadata. Het was al mogelijk om een item in een lijst te selecteren en de metadata direct aan te passen onder het ‘i’-tje, rechtsboven in de lijst. De wijziging wordt daarmee direct opgeslagen. Snel en handig.

bulk_1

Nu is het echter ook mogelijk geworden om meerdere items tegelijk te selecteren en daarvan de metadata te bewerken! Dit gaat op dezelfde wijze: selecteer de documenten en klik op het ‘i’-tje. De optie ‘Bulksgewijs bewerken’ word daarna getoond. In dit scherm komen alleen de kolommen terug die ondersteund worden om bulksgewijs te updaten.

bulk_3

Nadat de juiste waarde is geselecteerd en je op ‘Opslaan’ hebt geklikt, is de metadata direct opgeslagen voor alle geselecteerde items. Een (zeer) welkome toevoeging in SharePoint!

Wil je meer informatie, lees dan het artikel hierover van Microsoft of neem contact met me op.

Security issue? Het verwijderen van bestanden met OneDrive Synchronisatie is niet altijd wat je denkt!

Met de OneDrive synchronisatie applicatie is het mogelijk om OneDrive omgeving en SharePoint bibliotheken te synchroniseren met de lokale werkstation. Dit is een heel mooi en krachtig mechanisme waarmee de adoptie van online werken sterk wordt bevorderd. Het wordt hiermee namelijk erg makkelijk om te werken met bestanden in SharePoint of OneDrive.

Zo is het mogelijk dat meerdere gebruikers dezelfde bibliotheken synchroniseren. Erg handig dus, want wijzigingen van anderen worden direct verwerkt op je eigen lokale omgeving.

Echter, hier zitten ook wat nadelen aan. Waar een van mijn klanten mee te maken kreeg is het volgende scenario:

  • Meerdere mensen hebben dezelfde SharePoint bibliotheek gesynchroniseerd.
  • Een van de gebruikers plaatst, per ongeluk, een vertrouwelijk document in de bibliotheek.
  • Deze wordt snel weer verwijderd uit SharePoint, en dus ook weer van de lokale machines van andere gebruikers.

Maar wat is er daadwerkelijk gebeurd? Ten eerste heeft elke gebruiker het bestand lokaal op zijn machine gekregen. De verwijderactie in SharePoint heeft ervoor gezorgd dat het bestand ook bij elke gebruiker wordt verwijderd. Echter, deze bestanden worden lokaal bij iedereen in de Windows Prullenbak geplaatst. Fysiek niet verdwenen dus.

N.a.v. dit gedrag werden de volgende acties uitgevoerd:

  • De gebruiker heeft de prullenbak in SharePoint (waar het document nog in stond) geleegd. Ook de site collectie prullenbak werd geleegd. Hiermee is het bestand daadwerkelijk uit de SharePoint site verwijderd, tenzij DLP beleid anders is geconfigureerd. Dit is in dit scenario niet het geval.
  • Tevens heeft de gebruiker zijn eigen prullenbak in Windows geleegd.

onedrive_delete2

In de beleving van de gebruiker is het document nu écht weg en verwijderd. Echter, het verwijderde document is nog niet verwijderd uit de lokale prullenbakken op de werkplekken van de andere gebruikers. Gebruikers kunnen de documenten vanuit de Windows prullenbak weer terugzetten in hun lokale OneDrive folder, waarmee het document ook weer in SharePoint terecht komt.

onedrive_delete3

Kortom, een mogelijk security gat, waarbij gebruikers niet altijd inzichtelijk krijgen wat er met een bestand gedaan wordt. Omdat het Office 365 Compliance & Security center ook niet fysiek op de computer van gebruikers controleert, is ook lastig te achterhalen wat er met het bestand gebeurt.

Hoe hiermee om te gaan? Vooralsnog is er een aantal mogelijkheden om grip te krijgen op dit verschijnsel.

  • De prullenbak bij alle gebruikers die synchroniseren legen. Dit is natuurlijk bewerkelijk en zal lastiger worden naarmate er meer gebruiker bij betrokken zijn.
  • (AIP) Azure Information Protection / IRM (Information Rights Management) implementeren voor dergelijk vertrouwelijke documenten. Hiermee kan centraal geregeld worden wat er met een bestand gedaan mag worden. Onder andere kunnen dan bijvoorbeeld op centraal niveau de rechten van gebruikers worden ingetrokken. Het document wordt dan onbruikbaar. Deze methode is waterdicht, maar behoeft wel enige kennis en energie om te implementeren.
  • Als derde optie, een work-around, het bestand in eerste plaats niet weg gooien (want dan belandt het in de prullenbak), maar de inhoud van het document verwijderen en vervolgens het document verwijderen. Let er bij deze methode wel op dat oude versies ook niet bewaard worden in SharePoint.

Samengevat is het een probleem als er fouten worden gemaakt met het plaatsen van bepaalde (vertrouwelijke) documenten op de verkeerde plek, in combinatie met synchronisatie van OneDrive. Ik ben daarom ook erg benieuwd naar jullie ervaringen en ideeën over dit probleem. Laat het me weten!

Real-time polls met Microsoft Forms

Sinds kort is er weer een nieuwe telg in de Office 365 bijgekomen: Microsoft Forms. Microsoft Forms is een tool om vragenlijsten en quizzen te maken en deze te delen met anderen. Dit kunnen mensen binnen de organisatie zijn, maar ook daarbuiten.

Forms kenmerkt zich door zijn eenvoud en snelheid. Het aanmaken van een nieuwe vragenlijst is een kwestie van een paar muisklikken en ook het delen ervan is eenvoudig en simpel. Naast het maken van quizzen en vragenlijsten, is de tool ook erg makkelijk in te zetten als real-time poll mechanisme. We kennen dit van bijvoorbeeld Kahoot!, waarmee vanuit een presentatie het publiek gevraagd wordt naar hun mening en je direct de antwoorden op het scherm kan zien. Dit principe is eigenlijk 1-op-1 in Microsoft Forms te realiseren.

Stap 1: Maak een nieuwe vragenlijst in Forms

Forms_maken_vraag

Stap 2: Deel de vragen door middel van een QR code

Forms_deln_vraag_qr

Stap 3: Laat het publiek de QR code scannen met de telefoon en de vragen beantwoorden.

forms_mobiel

Stap 4: Laat de resultaten real-time zien op het scherm.

Forms_antworden_realtime

Het is aan te raden voor elke vraag een aparte vragenlijst te maken, zodat per vraag de resultaten te zien zijn. Na afloop van elke vraag zijn de resultaten ook in Excel te downloaden en te analyseren.

Als voorbeeld heb ik een voorbeeldvraag gemaakt in Forms. Scan daarvoor de volgende QR Code (of klik op deze link):

Bitspraak_QR_Poll

Meer weten over Forms? Neem contact op met Bitspraak!

 

Office 365 Tip: Apps vastmaken aan navigatiebalk

Er staat veel te gebeuren als het gaat om de App Launcher in Office 365. De App Launcher is de startknop linksboven in Office 365, waarmee je toegang hebt tot al je apps. Vergelijk het met het startmenu in Windows.

Een van de nieuwe functionaliteiten in de App Launcher is het ‘vastmaken’ of ‘pinnen’ van een app aan de navigatiebalk. Zo kan je snel toegang krijgen tot je meest gebruikte apps. Deze functionaliteit is vergelijkbaar met de taakbalk in Windows, waarin je ook applicaties kan vastmaken.

applauncher_1

Om deze functionaliteit te gebruiken open je de App Launcher en klik je op de drie puntjes, recht van een app die je wilt toevoegen. Er ontstaat een menuutje. Klik hier op ‘Meer’ en de optie ‘Vastmaken aan navigatiebalk’.

applauncher_2

De app staan nu in de bovenbalk. Enjoy!

Mocht je deze optie niet hebben in je eigen omgeving kan dit verschillende redenen hebben. Kom je er niet uit? Neem dan contact op voor gratis advies!