Uitgelegd: Microsoft Bookings

Sinds vorige week is het mogelijk om een nieuwe tool te gebruiken binnen Office 365: Microsoft Bookings. Bookings is een applicatie waarmee je klanten online afspraken in kan laten plannen. Deze afspraken kunnen direct of achteraf gekoppeld worden aan medewerkers. Uiteraard direct in Outlook!

Een hele handige functionaliteit dus voor bedrijven die de optie willen bieden aan klanten om afspraken te plannen. In een notendop werkt Bookings als volgt:

Activeren Bookings

In de Business Premium licentie is Bookings ingesteld en beschikbaar voor gebruik. Het in en uitschakelen is mogelijk vanuit het Beheercentrum (instellingen). Gebruikers kunnen vervolgens een licentie toegekend krijgen waarna Bookings is te gebruiken.

Voor E3 en E5 licenties is het ook mogelijk te gebruiken. Hiervoor dient echter wel eerst de ‘Business Apps (Free)’ dienst te worden ‘gekocht’. Gratis dus aan te zetten.

Instellen

Na het activeren is Bookings in te stellen.

booking_plannen_admin

Het instellen is relatief eenvoudig: geef aan welke dagen en tijden er gereserveerd kan worden. Voeg medewerkers toe die ingepland kunnen worden. Maak een ‘service’ aan (eventueel gekoppeld aan een prijs). Een service is een dienst van een bepaalde tijdsduur, welke klanten kunnen boeken. Dit kunnen er ook meerdere zijn.

Publiceren

Maak vervolgens de reserveringspagina met een logo en kleurstelling, en wat andere opties en publiceer deze. Dit kan op je eigen website (insluiten), via een link, maar bijvoorbeeld ook op de Facebook pagina van een bedrijf. Doordat er gereserveerd wordt in dezelfde agenda, kunnen meerdere kanalen worden gebruikt.

Tevens is het mogelijk om e-mail notificaties in te stellen, welke gebruikers en medewerkers krijgen bij een reservering. Ook is het bijvoorbeeld mogelijk om in te stellen dat een dag van te voren nog een herinnering verstuurd wordt.

Reserveren

Nu kunnen klanten een reservering maken.

booking_plannen

Nadat de klant de gegevens heeft ingevuld (zie afbeelding), kan op reserveren geklikt worden. De afspraak wordt dan ingepland.

booking_plannen_2

Ook krijgt de klant een bevestigingsemail met daarin een agenda item, zodat deze direct in de agenda geplaatst kan worden.

booking_plannen_3

Afspraak beheren

Aan de achterkant van de reserveringspagina is de afspraak vervolgens te beheren. Vanuit Bookings is de agenda te openen en in te zien welke medewerker wanneer is ingepland. Uiteraard in Outlook!

booking_plannen_admin2

De toevoeging is een hele nuttige. Veel organisaties werken met online agenda’s, veelal in Google Calendar. Nu Microsoft Bookings onderdeel is van Office 365, is er weer een dienst volledig geïntegreerd in de organisatie.

Wil je meer weten of ook Bookings gaan gebruiken? Neem contact op voor meer informatie!

 

Microsoft To-Do uit Preview

Gebruikers krijgen op korte termijn een nieuwe applicatie er bij in Office 365: Microsoft To-Do. Microsoft To-Do is een applicatie voor taken, vergelijkbaar met de populaire app Wunderlist. Er kunnen taken worden aangemaakt, welke terug komen in Exchange Online (taken) en daarmee binnen Office 365 beschikbaar zijn.

Uiteraard kan To-Do in de browser worden gebruikt, maar er is ook een app voor op de telefoon, en de taken zijn ook in Outlook te gebruiken.

Het toekennen van To-Do kan per gebruiker worden gedaan door er wel of geen licentie aan toe te koppelen in het beheerscherm van Office 365. Tevens kan worden ingesteld of To-Do binnen de organisatie gebruik kan worden bij ‘Services en invoegtoepassingen’. Let wel, standaard krijgen alle gebruikers de app toegewezen, dus actie is vereist indien dit niet gewenst is.

todo_settings

Het is goed te weten dat deze functionaliteit leunt op Exchange Online. Hiervoor moet een gebruiker dus wel een licentie hebben. De telefoon en tablet apps kunnen hier gedownload worden.

Meer weten? Neem contact op!

Problemen met Office 365 in de standaard mail app van iOS 11

Kortgeleden heeft Apple de nieuwe iPhone 8 en iPhone X aangekondigd. Ook de beschikbaarheid van iOS 11 is daarmee een feit. Echter, het blijkt dat de standaard e-mail app in iOS 11 op dit moment problemen heeft als je toegang wil tot Office 365.

Microsoft en Apple werken hard aan een oplossing. Tot die tijd zijn er twee opties:

  • Wachten met upgraden naar iOS 11
  • Gebruik de Outlook App voor het bekijken van je e-mail.

Hulp nodig? Neem contact op met Bitspraak.

Update (26 sept): inmiddels is er een update beschikbaar welke het probleem oplost.