Office 365 Tip: SharePoint documentversies vergelijken in Word

SharePoint biedt de mogelijkheid om te werken met versies. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen zogenaamde major (1.0, 2.0, etc.) en minor (0.1, 0.2, etc.) versies. Het bijhouden van versies is een instelling op bibliotheek niveau en heeft als voordeel dat het inzichtelijk wordt wie, wat en wanneer er wat met het document gedaan is.

versions1

Soms is het nodig te zien welke wijzigingen er hebben plaatsgevonden sinds een bepaalde versie. Het is dan mogelijk om in SharePoint een oudere versie in te zien. Je kan de huidige versie dan vergelijken met een vorige versie.

versions2

Dit laatste kan echter ook heel simpel vanuit Word. Open hiervoor het document uit SharePoint in Word.

versions3

Kies vervolgens voor het ‘Vergelijken‘ menu en kies ‘Bepaalde versie…‘.

versions4

Selecteer vervolgens de versie die je wilt vergelijken met het origineel.

versions5

En het is vervolgens mogelijk de wijzigingen te vergelijken, direct vanuit Word!

SharePoint Documentenset: wel of niet doen?

Office 365 is uitermate geschikt als document management systeem (DMS); het bevat alle elementen die nodig zijn om een degelijke inrichting te doen, welke ook voldoet aan wettelijke standaarden. Zaken als documentbeveiliging, archivering, compliancy, versiebeheer en workflows, zijn standaard onderdeel van het pakket. Een van de functionaliteiten die SharePoint al jaren bevat, is het maken van dossiers.

Dossiers, in SharePoint terminologie ‘documentensets’ genoemd, zijn eigenlijk containers (of folders) waarin documenten kunnen worden opgeslagen. Een documentenset is daarna als geheel te beschouwen als het gaat om metadata of archivering. Het is als het ware een dossier, waarbij het dossier zelf de kenmerken bevat, en niet de documenten die er in zitten. Dit is direct een van de verschillen met traditionele mappen (of folders): documentensets kunnen metadata bevatten.

docset_1Documentensets kunnen worden aangezet met het activeren van een siteverzameling onderdeel.

Veel organisaties maken gebruik van deze documentsets als het gaat om dossiervorming. Echter, met de introductie van de moderne lijst lay-out, worden documentensets nog niet ondersteund. Dit gegeven is op zichzelf geen ramp, SharePoint schakelt automatisch terug naar de klassieke weergave van de lijst, zodat het documentenset alsnog getoond kan worden. Groot nadeel is dat dit voor de gebruiker heel onduidelijk is (het schakelen tussen verschillende ontwerpen binnen een lijst). Vooral beginnende gebruikers zijn hierdoor snel de weg kwijt en het is desastreus voor de acceptatie van het SharePoint platform.

docset_3
Documentensets kunnen vanuit de moderne lay-out worden aangemaakt. Daarna schakelt SharePoint automatisch om naar de klassieke weergave…

Zoals met veel functionaliteit in de moderne lay-out, komt deze met de tijd. Stukje voor beetje wordt de nieuwe lay-out de standaard en bevat het oude functionaliteiten, maar ook veel nieuwe. Het is dus zeker verstandig om om te schakelen naar deze nieuwe weergave. Echter, de documentensets blijven achter. Al bijna 2 jaar.

Dit gegeven baart zorgen: wat gaat er gebeuren met documentensets? Is dit legacy, of wordt er nieuw leven geblazen in deze functionaliteit? Wellicht gaan folders een grotere rol spelen, maar ook hier is geen duidelijke richting. Wel bevatten documentensets in de nieuwe weergave de mogelijkheid om als geheel een label te koppelen (net als bij folders). Dit is relatief nieuwe functionaliteit, en daarmee zijn documentensets dus niet vergeten.

docset_5Folders en documentensets bevatten sinds kort de optie om labels toe te passen.

Navraag bij Microsoft bevestigt het gegeven dat documentensets blijven en mee gaan in de nieuwe lay-out. Echter, waarom zijn deze er na zo’n lange tijd nog niet? Het roept daarom twijfel op en ben daarom op dit moment terughoudend met het introduceren met een oplossing gebaseerd op documentensets.

docset_4Documentensets zelf zien er nog erg ouderwets uit, niet goed voor de gebruikersacceptatie.

Ook op technisch vlak is er wat onduidelijkheid. CSOM (client side object model), de bibliotheek die ontwikkelaars gebruiken om acties uit te voeren in code in Office 365, bevat methoden om documentensets aan te maken. Echter, het gedrag van deze code is niet consistent, zeker niet als er inhoudstypen worden gemaakt die overerven van een documentenset. Met wat aanpassingen is het namelijk mogelijk om een goede documentenset aan te maken. Echter, bij het gebruik van de moderne lay-out, worden deze gezien als folders (ander icoon). Wel met metadata, en dat lijkt een aanknopingspunt!

In feite zijn documentensets natuurlijk folders maar dan met metadata. Als je de OneDrive client laat synchroniseren met een SharePoint bibliotheek met documentensets, worden deze getoond als folder. Echter, folders die in de verkenner worden aangemaakt, worden geen documentensets. Hoewel het koffiedikkijken is, zit hier wat mij betreft ook wel een mogelijke (voorzichtige) voorspelling in: documentensets worden folders (met metadata).

Voor alsnog moeten we afwachten welke richting het op gaat met documentensets. Neem mijn verhaal mee in je overwegingen in de keuze om documentensets te gaan gebruiken. Graag help ik je verder op weg!

Office 365 Tip: Bulksgewijs metadata bewerken

Met het toekennen van metadata in SharePoint lijsten, kunnen gebruikers de kracht van SharePoint optimaal benutten. Het wordt op deze manier namelijk makkelijk overzichten te creëren en zoekopdrachten uit te voeren op content, ongeacht op welke plek deze content is opgeslagen. Van oudsher is dit een van de speerpunten van SharePoint.

Het toekennen en updaten van metadata is in de loop der tijd veranderd. Zeker met de introductie van de ‘modern layout’ in SharePoint, is dit een fluitje van een cent geworden. Echter, het in één keer updaten van een metadata veld van meerdere items in een lijst, is altijd bewerkelijk geweest: in de klassieke SharePoint sites was er de optie ‘Weergeven in Excel weergave’, waarmee gebruikers een mogelijkheid kregen om metadata ‘snel’ te bewerken. Echter, in praktijk blijkt dit niet altijd even betrouwbaar. In de moderne lay-out is deze optie zelfs helemaal verdwenen.

Maar hiervoor is nu een oplossing geïntroduceerd: Bulksgewijs bewerken van metadata. Het was al mogelijk om een item in een lijst te selecteren en de metadata direct aan te passen onder het ‘i’-tje, rechtsboven in de lijst. De wijziging wordt daarmee direct opgeslagen. Snel en handig.

bulk_1

Nu is het echter ook mogelijk geworden om meerdere items tegelijk te selecteren en daarvan de metadata te bewerken! Dit gaat op dezelfde wijze: selecteer de documenten en klik op het ‘i’-tje. De optie ‘Bulksgewijs bewerken’ word daarna getoond. In dit scherm komen alleen de kolommen terug die ondersteund worden om bulksgewijs te updaten.

bulk_3

Nadat de juiste waarde is geselecteerd en je op ‘Opslaan’ hebt geklikt, is de metadata direct opgeslagen voor alle geselecteerde items. Een (zeer) welkome toevoeging in SharePoint!

Wil je meer informatie, lees dan het artikel hierover van Microsoft of neem contact met me op.

Security issue? Het verwijderen van bestanden met OneDrive Synchronisatie is niet altijd wat je denkt!

Met de OneDrive synchronisatie applicatie is het mogelijk om OneDrive omgeving en SharePoint bibliotheken te synchroniseren met de lokale werkstation. Dit is een heel mooi en krachtig mechanisme waarmee de adoptie van online werken sterk wordt bevorderd. Het wordt hiermee namelijk erg makkelijk om te werken met bestanden in SharePoint of OneDrive.

Zo is het mogelijk dat meerdere gebruikers dezelfde bibliotheken synchroniseren. Erg handig dus, want wijzigingen van anderen worden direct verwerkt op je eigen lokale omgeving.

Echter, hier zitten ook wat nadelen aan. Waar een van mijn klanten mee te maken kreeg is het volgende scenario:

  • Meerdere mensen hebben dezelfde SharePoint bibliotheek gesynchroniseerd.
  • Een van de gebruikers plaatst, per ongeluk, een vertrouwelijk document in de bibliotheek.
  • Deze wordt snel weer verwijderd uit SharePoint, en dus ook weer van de lokale machines van andere gebruikers.

Maar wat is er daadwerkelijk gebeurd? Ten eerste heeft elke gebruiker het bestand lokaal op zijn machine gekregen. De verwijderactie in SharePoint heeft ervoor gezorgd dat het bestand ook bij elke gebruiker wordt verwijderd. Echter, deze bestanden worden lokaal bij iedereen in de Windows Prullenbak geplaatst. Fysiek niet verdwenen dus.

N.a.v. dit gedrag werden de volgende acties uitgevoerd:

  • De gebruiker heeft de prullenbak in SharePoint (waar het document nog in stond) geleegd. Ook de site collectie prullenbak werd geleegd. Hiermee is het bestand daadwerkelijk uit de SharePoint site verwijderd, tenzij DLP beleid anders is geconfigureerd. Dit is in dit scenario niet het geval.
  • Tevens heeft de gebruiker zijn eigen prullenbak in Windows geleegd.

onedrive_delete2

In de beleving van de gebruiker is het document nu écht weg en verwijderd. Echter, het verwijderde document is nog niet verwijderd uit de lokale prullenbakken op de werkplekken van de andere gebruikers. Gebruikers kunnen de documenten vanuit de Windows prullenbak weer terugzetten in hun lokale OneDrive folder, waarmee het document ook weer in SharePoint terecht komt.

onedrive_delete3

Kortom, een mogelijk security gat, waarbij gebruikers niet altijd inzichtelijk krijgen wat er met een bestand gedaan wordt. Omdat het Office 365 Compliance & Security center ook niet fysiek op de computer van gebruikers controleert, is ook lastig te achterhalen wat er met het bestand gebeurt.

Hoe hiermee om te gaan? Vooralsnog is er een aantal mogelijkheden om grip te krijgen op dit verschijnsel.

  • De prullenbak bij alle gebruikers die synchroniseren legen. Dit is natuurlijk bewerkelijk en zal lastiger worden naarmate er meer gebruiker bij betrokken zijn.
  • (AIP) Azure Information Protection / IRM (Information Rights Management) implementeren voor dergelijk vertrouwelijke documenten. Hiermee kan centraal geregeld worden wat er met een bestand gedaan mag worden. Onder andere kunnen dan bijvoorbeeld op centraal niveau de rechten van gebruikers worden ingetrokken. Het document wordt dan onbruikbaar. Deze methode is waterdicht, maar behoeft wel enige kennis en energie om te implementeren.
  • Als derde optie, een work-around, het bestand in eerste plaats niet weg gooien (want dan belandt het in de prullenbak), maar de inhoud van het document verwijderen en vervolgens het document verwijderen. Let er bij deze methode wel op dat oude versies ook niet bewaard worden in SharePoint.

Samengevat is het een probleem als er fouten worden gemaakt met het plaatsen van bepaalde (vertrouwelijke) documenten op de verkeerde plek, in combinatie met synchronisatie van OneDrive. Ik ben daarom ook erg benieuwd naar jullie ervaringen en ideeën over dit probleem. Laat het me weten!

Uitgelegd: de 5000 items limiet in SharePoint lijsten

Elke week komt het onderwerp wel een keer ter sprake: de 5.000 items limiet in SharePoint lijsten. De ‘limiet’ is inmiddels berucht en vrijwel altijd eindigt een poging tot uitleg bij gebruikers tot onbegrip en teleurstelling. Hoe kan het immers dat zo’n uitgebreid platform als Office 365, stuk gaat op meer dan 5.000 documenten in een lijst? Het is een ongemakkelijke situatie en zit de adoptie van SharePoint soms flink in de weg.

Daarom tijd om een compleet overzicht van het waar, hoe en waarom van de 5.000 item limiet in SharePoint lijsten!

Limiet? Welke limiet?

Een terechte vraag. Uit de documentatie van Microsoft over SharePoint Online staat immers:

op een lijst kunnen maximaal 30 miljoen items staan en een bibliotheek kan maximaal 30 miljoen bestanden en mappen bevatten – bron

Dit betekent dat in praktijk de limiet van lijsten vrijwel onbeperkt is. Echter, lijsten in SharePoint Online bevatten standaard een drempelwaarde van 5.000 items. In SharePoint online is deze drempelwaarde in tegenstelling tot de server versies van SharePoint, niet aan te passen door beheerders.

En wat blijkt: na wat verder zoeken, blijkt dit toch een limiet te zijn volgens de documentatie van Microsoft:

U kunt maximaal 30 miljoen items of documenten opslaan in een lijst of bibliotheek van SharePoint. Aan de hand van de volgende tips kunt u de gewenste informatie opvragen en toch binnen de limiet van 5000 items blijven, waarmee u voorkomt dat de drempelwaarde voor lijstweergave wordt overschreden. – bron

Hoe zit het nou? Is er nu wel of geen limiet? De waarheid is dat er geen 5.000 item limiet zit op de lijst, maar wel op het aantal items dat in één keer kan weergegeven worden. Hier zit de essentie van de 5.000 item limiet in.

Kan ik de limiet omzeilen?

De 5.000 items limiet is veel besproken op internet. In UserVoice (feedback aan Microsoft door gebruikers) is er veel gestemd op het oplossen van dit probleem. Echter, Microsoft heeft daar ook aangegeven dat de limiet waarschijnlijk blijft bestaan:

The 5,000 item threshold is likely here to stay. We are aware that it takes awareness on both sides to get past this limitation: list owners have to build the right fields, indices, and indexed views so that end user queries can run successfully in large lists. And then, end users have to run the correct queries – they can’t just open the root of the list, they have to use a filtered, indexed view.

Er is een aantal oplossingen om het probleem de omzeilen:

  • In geval van document bibliotheken, deel de bestanden dan op in folders of document sets. Standaard zal SharePoint alleen de inhoud van de huidige folder weergeven en daarmee minder items (als het goed is ingedeeld). Hiermee is direct de volgende optie aangestipt:
  • Gebruik filters in de (standaard) weergaven. Door een filter in te stellen op de lijst op basis van metadata, zullen het aantal items dat wordt teruggeven beperkt worden. Uiteraard moet ook hier goed gekeken worden dat het aantal de 5.000 items niet overschrijdt.
  • Maak indexen aan. Indien je werkt met veel items in een lijst, kan het handig zijn om indexen aan te leggen op een kolom. Hiermee kunnen queries op items sneller worden ingeladen en zal de gebruikerservaring verbeteren.

Microsoft geeft ook aan dat het gebruik van een Documentencentrum een mogelijke oplossing is. In dit template wordt namelijk slim gebruik gemaakt van het zoeken en bewerken van documenten, waardoor een gebruik minder snel tegen de limiet aan loopt. Echter, de ervaring leert dat in veel scenario’s dit meer een “workaround” is, dan een gedegen, goede oplossing voor het 5.000 items probleem.

Hoe zit het met de OneDrive synchronisatie?

Een ander punt waar rekening mee gehouden moet worden bij het omzeilen van de 5.000 item limiet in lijsten, zijn de limieten voor het gebruik van de OneDrive offline synchronisatie applicatie. Hiermee is het mogelijk om document bibliotheken te synchroniseren. Deze synchronisatie kan met grote aantallen bestanden ook een beperking geven:

Hoewel SharePoint Online 30 miljoen documenten per bibliotheek kan opslaan, kan de synchronisatie-prestatie van OneDrive beginnen af te nemen wanneer u meer dan 100.000 bestanden in één OneDrive voor Bedrijven-site- of teamsitebibliotheek plaatst. Om deze beperking op te lossen, moet u ervoor zorgen dat bestanden in meerdere mappen/bibliotheken worden opgeslagen. Als u meer dan 100.000 bestanden in een OneDrive voor Bedrijven site hebt, moet u mogelijk langer wachten omdat OneDrive continu synchroniseert om de synchronisatie te voltooien. – bron

Kortom, heel veel documenten in één folder is ook hier geen goed idee. Uiteraard ligt deze drempel van 100.000 documenten wel een stuk hoger.

Wat zou je adviseren dan?

Door de ongemakkelijke limiet en de problemen die het op kan leveren, is het verstandig het aantal items per lijst (of folder) te beperken. Niet alleen heb je uitgebreide SharePoint kennis nodig om lijsten met veel items goed in te richten, ook kunnen er desondanks foutmeldingen optreden bij het aanmaken van indexen of beheren van rechten. Hiervan zegt Microsoft niet heel veel, maar dit is voor een gebruiker eigenlijk niet acceptabel.

Daarnaast worden in sommige gevallen niet alle items weergegeven als deze boven een bepaald aantal komt.

Samengevat zitten er een aantal haken en ogen met het werken met grote lijsten. Probeer daarom in te schatten hoeveel items er in de loop der tijd in een lijst terecht komen. In het geval van bestanden is het aan te raden documentsets of folders te gebruiken. Ook kan het handig zijn lijsten op te delen in meerdere lijsten, in plaats van één grote lijst. Probeer, indien mogelijk, onder de grens van de 5.000 items te blijven. Zo kunnen problemen en eventuele tegenvallende performance in de lijst worden voorkomen.

In een bestaande omgevingen zou het nuttig kunnen zijn om te detecteren of de 5.000 items worden overschreven, of dat dit er aan zit te komen. Dit kan met behulp van een PowerShell script, maar ook tools als Val365 kunnen dit snel en eenvoudig inzichtelijk maken. Zo kan je problemen in de toekomst tijdig voorkomen. Meer weten hierover? Laat het mij weten!

 

Nieuwe web onderdelen (WebParts) in SharePoint

Vanaf begin november komen er nieuwe web onderdelen (WebParts) beschikbaar in SharePoint sites. Het betreft hier de ‘moderne’ sites, dus niet de klassieke SharePoint sites. De aankondiging is vorige maand al gedaan, maar worden vanaf nu uitgerold door Microsoft. Eind december zou iedereen gebruik moeten kunnen maken van de nieuwe onderdelen.

Het betreft de volgende nieuwe onderdelen:

  • Een nieuwe, grote toolbox met categorisering en zoeken (naar web onderdelen).
  • Een nieuw web onderdeel voor het ontsluiten van Microsoft Forms op je pagina.
  • Paginaopmaak web onderdelen waarmee je witruimte of een lijn tussen web onderdelen kan plaatsen
  • Het documenten web onderdeel wordt hernoemd naar ‘Bestandsvoorbeeld’ en kan bestanden weergeven. Er worden inmiddels meer dan 270 bestandstypen ondersteund.
  • Het web onderdeel ‘Gemarkeerde inhoud’ ondersteunt nu bepaalde tokens als ‘Mij’, ‘Vandaag’, etc.
  • ‘Personen’ ondersteunt nu een tweede uitgebreide omschrijving.

 

Meer weten over de moderne sites en het gebruik van Office Groups? Laat het ons weten!